الملل وضياع الوقت والرغبة في نهاية الاجتماع بأسرع وقت.. مشاعر جربها الجميع (أو الأغلبية) خلال اجتماعات العمل العشوائية أو الدورية غير المخطط لها.
لكننا نكتب هنا اليوم لنقول لك أن هنالك حلول بسيطة فعالة لإدارة الاجتماعات بذكاء. الاجتماعات المملة ليست حتمية لا مفر منها بل يوجد مفر ومهرب من هذه المشكلة الشائعة.
إليك 11 قاعدة ذهبية لتجعل لكل اجتماع معنى وفائدة ونتيجة مثمرة:
قبل اجتماعات العمل
1- حدد هدفًا وأجندة لكل اجتماع. وأرسل نقاط النقاش للمشاركين قبل الاجتماع بوقت كاف ليستطيعوا تحضير آرائهم وأسئلتهم.
مثال: لديك اجتماع دوري مع الموظفين يوم الاثنين. أرسل ايميل نصي ببنود الاجتماع صباح الاحد لكل المشاركين.
2- لا تدع الموظفين لاجتماع إذا كان تحقيق الهدف من الاجتماع ممكنا بوسيلة أقل استهلاكا للوقت (رسالة نصية أو رسالة بريد إلكتروني).
3- لا تدع للاجتماع من لا علاقة لهم بموضوع النقاش. وجود من لا يفيده النقاش يقلل من النشاط والتفاعل خلال الاجتماع.
خلال اجتماعات العمل
4- في بداية الاجتماع، اطلب من المشاركين ما يريدون إضافته للأجندة لتظهر احترامك لاحتياجاتهم.
مثال: هل لديكم إضافات للاجندة؟ هل تريدون نقاش أمر آخر لم أذكره؟
5- حدد عدد دقائق واضح لكل بند لتمنع الاستغراق في بند واحد أكثر من اللازم.
مثال: سنناقش بند خطة الموارد البشرية في 15 دقيقة، ثم نناقش تقرير تقييم المبيعات في 10 دقائق، ثم نقرر الخطوات التسويقة القادمة في 7 دقائق.
6- كلف أحد الموظفين المشاركين بتدوين الملاحظات وتلخيص النقاش ومشاركة ما كتبه مع الآخرين في النهاية لتحقق الفائدة العملية من الاجتماع وتمنع نسيان النقاط الهامة.
واحرص على تغيير الشخص المكلف بذلك دوريًا ليشارك الجميع.
7- بعد توضيح البنود ووقتها، اطلب من المشاركين غلق جوالاتهم لمنع التشتت والالتزام بالوقت المحدد.
8- لخص كل بند من بنود النقاش واذكر الخطوات العملية المتعلقة به قبل الانتقال إلى البند التالي. واطلب من الحضور أن يطرحوا ما لديهم من استفسارات.
مثال: بعد نقاش خطة الموارد البشرية توصلنا إلى توظيف 5 موظفين مؤقتين خلال موسم اليوم الوطني وفلان هو المسئول عن إتمام الأمر.
9- حدد آليات اتخاذ القرار. هل ستتخذ القرارات بالتصويت أم الإجماع أم سيكون للإدارة الرأي الأخير؟
10- في نهاية كل اجتماع، اسأل المشاركين عن رأيهم في إدارة وسير الاجتماع لتستطيع تحسين الاجتماعات القادمة.
مثال: شاركوني رأيكم، هل كان الاجتماع اليوم مثمرًا ومفيدًا؟ هل لديكم ملاحظات أو تحفظات؟ هل مدة الاجتماع طويلة عن اللازم؟ ما اقتراحاتكم؟
بعد اجتماعات العمل
11- تابع تنفيذ الخطوات العملية المتفق عليها بعد الاجتماعات. لا تهمل المتفق عليه او تنساه فمتابعتك ضرورية لتحافظ على احترام الموظفين لجدوى النقاش.
أهم أسباب الملل خلال اجتماعات إدارة العمل
من القواعد المذكورة في هذا المقال، يمكننا أن نحدد أهم أسباب الملل والضيق خلال الاجتماعات:
- افتقاد النقاش لهيكل واضح وبنود محددة.
- الروتين وتكرار طريقة الاجتماع ومكانه وأسلوبه.
- غياب التحضير المسبق وتفاجؤ الحضور بموضوعات الاجتماع.
- طول مدة الاجتماع بلا داعي.
- ضعف تفاعل الحضور، أو وجود متحدث واحد يسيطر على النقاش ولا يسمح للآخرين بالمشاركة.
- طرح موضوعات لا تهم الحضور أو لا تتعلق باختصاصاتهم.
- غياب النظام والترتيب ومقاطعة الجميع للجميع.
- التشتت الذي تسببه الجوالات والأجهزة الإلكترونية.
ختامًا
الاجتماعات منجم أفكار وإنتاجية ثمين أو ثقب أسود تضيع فيه جهود وأوقات فريقك. وأنت وحدك القادر على حل هذه المشكلة. نفذ القواعد الـ 11 المذكورة في هذا المقال والتزم بها في كل اجتماع تديره ليشكرك كل من يحضر وتحقق المراد من اجتماعات العمل.