كيف تصمم دليلًا إرشاديًا يسهل المهمة على موظفيك الجدد؟

الحصول على موظفين جدد مَهمة مُركبّة تدخل فيها الكثير من العوامل التي تؤثر بالتبعية على نتائج وأداء هؤلاء الموظفين. من أهم تلك العوامل هو اندماج الموظفين الجدد في فريق العمل والجو العام للشركة بسلاسة منذ البداية.

 

تسهيل انخراط الموظفين الجدد بكل أطيافهم سواء كانوا موظفي الدوام الكامل أو موظفي الدوام الجزئي والعمل المرن في فريقك يسهل تعاونهم مع زملائهم، ويشعرهم بالانتماء للمكان كما يضع أمام أعينهم أهدافًا واضحة يسعون لتحقيقها منذ اليوم الأول تسهل محاسبتهم وتحفيزهم.

 

وعليه تصبح كتابة دليلٍ إرشادي مبسط للموظفين الجدد خطوة ضرورية ليعرفوا دورهم داخل فريق العمل، ومهامهم المطلوبة، والقواعد التي يعملون بها طوال فترة عملهم داخل شركتك.

 

أهمية التخطيط للتعامل مع الموظفين الجدد

 

يعتبر التخطيط للتعامل مع الموظفين الجدد أساسًا للبناء المستقر للمنشآت والاستفادة القصوى من الموارد البشرية. يجد مديرو الشركات نتائج هذا التخطيط مع الموظفين طوال فترة عملهم، ويتمكنون به من تحديد بوصلة العمل مما يسهل وضع أسس الثواب والعقاب وتحقيق الانسجام بين أعضاء الفريق.

 

كذلك يعتبر تخطيط رحلة الموظف الجديد أساسًا لتحسين أداء كثير من الموظفين الذين لا يستطيعون العمل إلا وفقًا لنظام محدد مستقر.

 

هل تريد من الموظفين الجدد الإحساس بالانتماء وبذل أفضل ما لديهم؟ الإجابة واضحة: اجعل طريقهم وأهدافهم واضحة عن طريق التخطيط المسبق لدمجهم في الفريق.

 

مثال: ينتظم موظفو الدوام الجزئي في العمل بالساعة لدى أحد المطاعم والمقاهي فيجدون الأدوار محددة وقواعد الثواب والعقاب واضحة فيعملون بجد للحفاظ على مستوى الخدمة ورضا العملاء، أو يجدون العكس فيتعسر عليهم فهم دورهم والمستوى الذي يجب أن يصلوا إليه من جودة الخدمات وبدلا من الشعور بالانتماء يشعرون بالضياع فلا ينتجون المراد منهم.

 

الأسبوع الأول للموظفين الجدد

 

التخطيط ضرورة وأساس طوال فترة التعامل مع الموظفين لكن أهم فتراته هي الأسبوع الأول. من المهم أن يحتوي الأسبوع الأول على عملية إعداد وتدريب جيدة للموظفين الجدد يستطيعون فيها تصور شكل منتظم ونظام مستقر للعمل بناء على قواعد منطقية وعادلة.

 

تساعد عملية الإعداد القوية للموظفين منذ البداية على الاحتفاظ بالموظف الجديد بنسبة 80% بالمئة، بل وأيضًا زيادة الإنتاج بنسبة 70% بالمئة؛ لذلك فإن تجاوز الأيام الأولى في العمل دون إعدادٍ مميز يعرضك لخسارة الكثير من المزايا والإنجازات الإدارية.

 

ماذا يُقصد بالدليل الإرشادي للموظفين الجدد؟

 

الدليل الإرشادي هو وكما ذكرنا آنفًا نظام عمل محكم، موضوع مسبقًا، تدرس بنوده وتختبر بالتجربة، ليسير عليه الموظفون. ويحتوي الدليل الإرشادي على نظام رادع للمخطئ، ومكافئ للمتميز في نفس الوقت.

 

علام ستحصل عند إعداد دليل إرشادي مكتوب باهتمام ودقة؟

ستحصل على نتائج لا غبار عليها، وإنتاجية عالية، وراحةً للرئيسِ والمرؤوس.

 

من المهم أن تطبق محتويات الدليل الإرشادي على الكل بلا استثناء. لا تخلق فجوة في تطبيق القواعد واللوائح بين موظفي الدوام الكامل وموظفي الدوام الجزئي؛ لأن التفرقة في التعامل تخلق الإحساس بغياب التقدير وتضعف الانتماء والدافعية للإنتاج والعمل. ستجعلك التفرقة في التعامل طرفًا خاسرًا، لذلك احرص على التطبيق العادل للقواعد، وتوزيع المهام بنظامٍ مدروس.

 

محتويات الدليل الإرشادي للموظفين الجدد.

 

  • وقت الحضور وعدد ساعات العمل
  • وضع نظام لتسليم الوردية من موظف إلى الآخر
  • تحديد نظام للإجازات
  • تحديد الدور الرئيسي المطلوب وتوزيع المهام بشكل يومي
  • الإشارة إلى زي عمل رسمي
  • وضع نظام المكافآت والجزاءات
  • تحديد طريقة للتواصل بين الموظفين بعضهم البعض وبين الموظفين والرؤساء

 

يمكنك إضافة ما تريد من البنود والقواعد حسب حاجة شركتك ونظام العمل لديك

 

نموذج دليل إرشادي لموظف جديد في مطعم

 

  • وقت الحضور الرسمي للوردية الأولى من الساعة الثامنة صباحًا وحتى الرابعة عصرًا، والوردية الثانية من الرابعة عصرًا وحتى إغلاق المطعم في الثانية عشر منتصف الليل، بمعدل ثمانِ ساعاتٍ يومية.

 

  • تسليم الوردية من موظف إلى الآخر يكون بتسليم آخر المعلومات عن آخر الطلبات سواء داخل المطعم أو طلبات خارجية، ويكون في الوقت المُحدد.

 

  • يوم اجازة واحد بالأسبوع مدفوع الثمن، مع وجود واحد وعشرين يومًا سنويًا لموظفي الدوام الكامل.

 

  • حضور الموظف المرن يكون قبل 5 دقائق من بداية المهمة.

 

  • في بداية كل يوم توزع المهام إن كانت هنالك زيارات مهمة متوقعة، أو توزيع عدد كبير من الوجبات لجهة معينة.

 

  • السلوك المطلوب في التعامل مع العملاء:
  1. الدقة في تسليم الزائرين لطلباتهم
  2. الابتسام في وجوههم، والتعامل بأدب واحترام، وبنبرة صوت متوسطة.
  3. طرح اقتراحاتك على العملاء إن طلبوا ذلك

 

  • التعامل داخل المطعم يكون بزي العمل الرسمي وهو عبارة عن بنطلون أسود وقميص أبيض في الصيف مزينين بشعار المطعم، وفي الشتاء بلوڤر فوق القميص الأبيض وبنطلون أسود.

 

  • العمل لمدة ساعة زائدة يكون حسابها بساعة ونصف، ويوم الإجازة بيومين، وفي حال تحقيق الهدف الشهري يكون هناك زيادة متفق عليها.

 

  • التأخير لمدة ٦٠ دقيقة طوال الشهر بخصم يومين كاملين، والتأخير المتكرر لدقائق معدودة لأربع أيام متتالية بدون عذر بخصم يوم كامل.

 

  • التواصل بين الموظفين بعضهم البعض يكون بالتعامل المباشر بطريقة مهذبة، وفي حالة حدوث مشكلة في الطريقة يتم اللجوء للرئيس المباشر مكاتبةً، وإذا لم يتم حل الموضوع يتم التواصل وجهًا لوجه.

 

هذه كلها أمثلة لمحتويات الدليل الإرشادي لموظفك الجديد، لكن المرونة مطلوبة، ولكل حالة خصوصيتها، فصمم الدليل الإرشادي لموظفك الجديد ليطابق احتياجات شركتك وأهدافك ونظام العمل لديك.