تعرف أن الربح = [مبيعات وإيرادات – تكاليف] أليس كذلك؟
هذه معادلة مشهورة نظريًا لكن في تطبيقها خلل شائع..

فيما تهتم الأغلبية بالمبيعات والإيرادات، لا تُعطَى تكاليف التوظيف المباشرة وغير المباشرة الاهتمام والجهد الكافي. لا يتسبب هذا الخلل في إهدار الموارد المالية فقط، بل يحرم المنشآت من فرص ثمينة للنمو والتطور بسبب نقص السيولة والعجز عن إنفاق الموارد المالية في قطاعات هامة مثل التسويق والشراكات وتحسين جودة الخدمات والمنتجات.

يشرح هذا المقال حقيقة أنك لا تستطيع ضبط ميزانيتك وتقليل تكاليف مشروعك بلا حساب صحيح لتكاليف الموارد البشرية في صورتها المبسطة: تكلفة الموظف الواحد.

وقد تناولنا في مقالات سابقة تخطيط الموارد البشرية، وتقييم الموظفين، وكتابة الدليل الإرشادي للموظف الجديد، وكتابة الوصف الوظيفي، ودور العمل المرن في تقليل تكاليف التوظيف والتشغيل، ووسائل التحكم في الدوران والاحتراق الوظيفي.

تكلفة الموارد البشرية

يساعد التحكم في تكلفة الموارد البشرية على اتخاذ القرارات المناسبة ورفع إنتاجية الموظفين من خلال تخفيض التكاليف وزيادة ربحية الشركة ومساعدتها على النمو.
لنأخذ قطاع المطاعم كمثال: تعد أجور الموظفين جزءا واضحا من تكاليف العمالة في المطعم، ولكن الأمر أعمق من ذلك، والتكاليف ليست الأجور فقط.

تغطي تكاليف العمالة كل ما يتعلق بدفع أجور الموظفين مقابل عملهم، بما في ذلك:

• تكاليف ملء الشواغر والبحث عن الموظفين
• المكافآت
• الرعاية الصحية
• الإجازة والأجر المرضي
• أجر العمل الإضافي
• الضرائب على المرتبات
• التدريب والأدوات

لتحسب التكلفة الكلية لكل موظف يجب أن تجمع هذه التكاليف:
[التكاليف المباشرة + التكاليف غير المباشرة + تكاليف ساعة العمل الفعلية + تكاليف ساعة العمل الإضافي]
مع مراعاة أن التكاليف تختلف من موظف لآخر، وتتغير بمرور الوقت. لذلك لابد من حساب تكلفة الموظف مرة سنويًا على الأقل!

طريقة احتساب تكاليف الموظف (تكاليف الموارد البشرية)

نستطيع حساب التكاليف من خلال 3 خطوات سريعة:

 1- حساب التكاليف المباشرة

• إجمالي الراتب: الراتب الأساسي + بدل السكن + بدل النقل
• التأمينات الاجتماعية: 11% من الراتب الأساسي + بدل السكن
• التأمين الطبي: (1000 إلى 10,000 ريال) سنويا
• التدريب
• الزي
• الأدوات

2- حساب التكاليف غير المباشرة

• تكاليف التوظيف والبحث عن الموظف المناسب للشواغر
• الإجازات: (شهر إجازة) 8.3 %
• الإجازات المرضية: 1-3%
• الحوافز
• مكافأة نهاية الخدمة (نصف شهر)

3- حساب مستوى الإنتاجية ونسبة الإشغال

الأصل في مشروعات مثل المطاعم أن الطلب يتفاوت خلال اليوم وخلال الأسبوع وخلال السنة. لذلك، يمكنك احتساب التكاليف عبر احتساب نسبة الأشغال المتوقعة وعدد ساعات العمل الفعلية.

ولن تتكون لديك صورة واضحة لعدد الساعات الفعلية إلا بعد الإجابة على أسئلة هامة منها:

• كم عدد ساعات الركود؟
• كم عدد ساعات الذروة؟
• كم عدد ساعات العمل الفعلية؟
• كم يتقاضى الموظف مقابل كل ساعة عمل فعلية؟
• كم يتقاضى الموظف مقابل العمل لساعات إضافية؟
• هل يمكنني توفير تكاليف الموظف بالاستعانة بموظفين مؤقتين؟

نصائح لخفض تكاليف العمالة وتقليل تكاليف المشاريع

هناك العديد من الإجراءات التي يمكن اتخاذها لتخفيض تكاليف التوظيف والموارد البشرية في المشاريع الصغيرة (المطاعم على سبيل المثال) وأهمها:

1- الاستثمار في الأتمتة

يمكنك تزويد عملائك بتجربة مريحة وجديدة تماما مع تقليل تكاليف العمالة عن طريق الاستثمار في الأتمتة والأدوات الحديثة. ومثال تثبيت نظام صنبور المشروبات ذاتية الصب مثل القهوة والعصائر الذي يمكن العملاء من خدمة أنفسهم هو أحد أفضل أمثلة الاعتماد على الأتمتة. وفوائد هذا النظام متعددة منها:

• الخدمة الذاتية تولد عادة ما بين 30٪ إلى 40٪ إيرادات أكثر من نموذج التوزيع التقليدي.
• يمنح نظام الصب الذاتي النوادل ميزة إنتاجية لا مثيل لها. بدلا من الجري وراء الطلبات العديدة، يمكنهم التركيز على تقديم خدمات ذي جودة استثنائية في الطلبات الأخرى.
• من وجهة نظر تكلفة العمالة، لا غنى عن نظام لصب الذاتي عندما يكون لديك مطعم مزدحم. ستسمح الخدمة الذاتية للمنتوجات بالاستمرار في التدفق دون الحاجة إلى موظفين إضافيين لتسهيل ذلك.
• يمكن للعملاء الحصول على كوب وملئه بأنفسهم، مما يلغي الحاجة إلى نادل آخر يعد المنتوج، وآخر ينقله. ينتهي بك الأمر ببيع المزيد من المنتجات بتكلفة عمالة أقل بكثير.

2- تكنولوجيا البحث عن موظفين = وقت أقل ونتائج أفضل

الوقت المهدور في مراجعة مئات ملفات السيرة الذاتية وإجراء المقابلات هو مال مهدور حتى ولو لم يظهر لك كذلك. فسواء كنت القائم على عملية التوظيف أو قام بها موظف عندك، فهي مهام تشغلك عن متابعة الاولويات الأهم.

تغنيك تكنولوجيا المنصات المتخصصة في التوظيف عن النشر العشوائي لإعلانات الوظائف في كل مكان والاضطرار لقراءة ملفات ومؤهلات غير المؤهلين. فمثلا: عند الإعلان عن شواغر منشأتك عبر مرن ينوب عنك فريق مرن المتخصص في:

• توصيل إعلان الوظيفة للمتخصصين بسرعة وسلاسة ووضوح.
• تسهيل التقديم على الوظيفة الشاغرة.
• فحص بيانات المتقدمين بدقة واستبعاد غير المؤهلين.
• ترشيح الخيارات المناسبة والبدائل المميزة عبر تقنيات الذكاء الاصطناعي.

توقف عن إهدار مئات الساعات لملء كل شاغر وظيفي!

3- جدولة شفتات أذكى

تعد جدولة الشفتات واحدة من أكثر المهمات مللا واستهلاكا للوقت في الشركات، ومع ذلك فهي واحدة من أكثر المهام تأثيرا في جهود التحكم في تكاليف العمالة.

من المغري استعمال روتين النسخ واللصق أسبوعا بعد أسبوع، خاصة عندما يعمل الجدول بشكل جيد. ولكن إذا كنت ترغب في تقليل تكاليف العمالة وزيادة الإيرادات في مطعمك، فأنت بحاجة إلى قضاء بعض الوقت الجيد مع الجدول.

يعد تنسيق جدولك الزمني مع النشاط المتوقع أفضل طريقة لخفض التكاليف. فمثلا:

• إذا كنت تعلم أن هناك عطلة أو عيدا يجتمع فيه الناس في بيوتهم مثلا، فقد تكون احتياجاتك من الموظفين لتلك الليلة أقل.
• إذا كان مطعمك أمام مدرسة ثانوية وتعرف أن هناك حدثا رياضيا في المدرسة الأسبوع المقبل، فيمكنك التخطيط للحصول على موظفين إضافيين في متناول اليد لإطعام هؤلاء الرياضيين الجوعى في الساعات التالية للحدث.

يوفر لك تطبيق منصة مرن خدمة جدولة الشفتات وإدارة الموظفين الحاليين والجدد بسلاسة. وهي خدمة تختصر ساعات الجدولة في دقائق معدودة.

سجل شركتك الآن

4- مكافحة تستر الأصدقاء على المقصرين والمتأخرين

ليس من الممتع مطاردة الموظفين بشأن تسجيل الدخول والخروج، ولكنه أمر ضروري لمنع تدهور مستوى الإنتاجية.

يعوض بعض الموظفين أصدقاءهم المتغيبين ويتسترون على تقصيرهم. حيث يقوم أحد الموظفين بعمل ساعة نيابة عن آخر للتستر على تأخيره أو غيابه. ما قد يبدو كصداقة حميمة للموظفين ينتهي به الأمر إلى فوضى تستنزف ميزانية المطعم أو المنشأة.

لماذا يحدث الخلل؟ سيعمل الموظف المعوض أكثر ويستريح وقتا أقل فتنقص إنتاجيته. يمكنك مكافحة ذلك بضبط أدوات تسجيل الحضور والانصراف وتحديد وقت وجود كل موظف في مكانه.

يوفر لك تطبيق مرن ميزة تسجيل وقت حضور الموظفين وانصرافهم بدقة ووضوح.

5- تطبيق سياسة ربط الحوافز بالنتائج

بالتركيز على النتائج والمنجزات، ستحص على قيمة وإنتاجية عالية مقابل كل ريال تنفقه على الحوافز. سيساعدك ذلك على ضبط التكاليف ورفع الإنتاجية في نفس الوقت.

6- العمل المرن والاستعانة بالموظفين المؤقتين

يوفر التوظيف المرن تكاليف التوظيف والتشغيل عبر توفير موظفين مؤقتين للعمل في منشأتك خلال أوقات الذروة، أو خلال مواسم الضغط الطارئة والمشروعات التي تنشط قليلا ثم تنتهي.

لديك موسم وزيادة في الزيارات والمبيعات وتحتاج موظفين لخدمة عملائك؟
وظف شبابًا سعوديين مؤقتين وادفع لهم بالساعة.
انقضى الموسم وانخفضت المبيعات؟
  لا تقلق، لست مضطرا لتحمل تكاليف الموظفين الإضافيين، لأنهم وبكل بساطة: مؤقتين.

الحل بسيط لكنه فعال وحيوي، والإجابات على أسئلتك التشغيلية والتوظيفية صارت الآن أبسط وأسهل.

7- طبق وسائل الحفاظ على الموظفين المميزين

موظفوك الحاليون ثروة تعبت في بنائها. قبل التوظيف، كلفوك الوقت والجهد والمال في البحث عنهم وفحص بياناتهم ومقابلتهم. وبعد التوظيف لم تتوقف عن بذل الجهد في تدريبهم وتوجيههم وتصحيح أخطائهم.

إذا بذلت كل هذا المجهود والوقت والتخطيط لإخراج أفضل ما عند الموظفين، فمن المنطقي أن تحافظ على  المميزين كي لا تفقدهم وتبدأ الكرّة من جديد. فالبدء من جديد تكاليف ضخمة أخرى لا تريدها.

اقرأ أكثر عن وسائل التحكم في الدوران الوظيفي بالحفاظ على الموظفين وتقديرهم بوسائل بسيطة غير مكلفة.

8- درب موظفيك الحاليين على أداء مهام مختلفة

بتدريب الموظفين على أداء مهام متنوعة في مطعمك أو منشأتك ستضر أكثر من عصفور بحجر واحد:

• السماح للموظفين بالتعلم وتنمية المهارات والشعور بالإنجاز.
• توفير البدائل وتقليل عدد العمالة المطلوب في أوقات الطوارئ.
• زيادة الإنتاجية والحماس داخل الفريق.

تطبيق هذه النصائح سيمكنك من تخفيض تكاليف الموارد البشرية لتبدأ زيادة الأرباح وتحقيق منجزات ملموسة من مساعيك لتوسع شركتك ونموها.