تحب تنظيم المناسبات وجمع الناس معًا لقضاء أوقات مريحة وتجربة سلسة؟ تمتلك مهارة حل المشكلات والعمل تحت الضغط؟ إذا كنت كذلك فوظيفة منسق الفعاليات (منظم الفعاليات) قد تكون أنسب استغلال لمهاراتك.
تتميز وظائف تنظيم الفعاليات بكونها وظائف مطلوبة في كل أنحاء السعودية بسبب كثرة الفعاليات التي تحتاج إلى منسقين ومنظمين مثل فعاليات الأفراح والمؤتمرات والمعارض، وافتتاح فروع الشركات، وفعاليات مواسم الترفيه، والفعاليات الرياضية التي تحتاج إلى تنظيم الحشود والجماهير، والندوات الثقافية المقامة على الأرض أو عبر الإنترنت.
في هذا المقال نتناول كل ما تحتاج معرفته عن هذه الوظيفة والمهارات المطلوبة فيها وفرص العمل المتوفرة بها في منصة مرن بدوام كلي أو جزئي أو العمل فيها بالساعة.
يأتي هذا المقال كحلقة من حلقات سلسلة دليل المبتدئين لوظائف العمل بالساعة، وقد تناولت الحلقات السابقة وظائف هامة أخرى منها: وظيفة الباريستا صانع القهوة ووظيفة الكاشير، ووظيفة مقدم الطعام، ووظيفة مصفف الأرفف، ووظيفة مندوب التوصيل، ومهنة الطباخ، ووظائف الاستقبال في الفنادق والمستشفيات، ووظيفة مدخل البيانات، ووظيفة البائع بقطاع التجزئة، ووظيفة البروموتر، ووظيفة المساعد الإداري.
ما هي وظيفة منظم (منسق) الفعاليات؟
منسق الفعاليات Event Coordinator هو القوة الخفية التي تعمل بجد وتخطّط لكل التفاصيل في سبيل إنجاح فعالية ما وإخراجها في صورة سلسة ميسرة لكل الحاضرين، سواء كانت تلك الفعالية تجمّعًا صغيرا يقتصر على العشرات، أو مؤتمرًا ضخمًا يحضره الآلاف.
ولأن الفعاليات تختلف في الحجم والتعقيد والغرض والمدة الزمنية، فإن تنسيقها يحتاج إلى قدرٍ كبيرٍ من الجهد والتخطيط المبكر الذي يأخذ في الحسبان هذه العناصر الأساسية:
- ميزانية الفعالية.
- خطة التسويق للفعالية قبل بدايتها.
- عدد الحاضرين.
- موقع الفعالية.
- الترتيبات الخاصة بكبار الزوار وأهم الضيوف.
- عدد سيارات الزوار المحتملة وأماكن ركنها.
- طريقة الدخول والخروج من المكان بسلاسة.
- مهام فريق تنظيم الفعالية وتوزيعها بدقة وتوازن.
- الطعام والشراب الذي سيقدمه منظمو الفعالية للحاضرين.
أين يعمل منسق الفعاليات؟
يعمل منسق الفعاليات بدوام كلي أو جزئي في بيئات وأماكن متعددة منها شركات إدارة الفعاليات، والفنادق، ومنشآت استضافة حفلات الزفاف والمؤتمرات، والشركات الكبرى التي يعمل فيها آلاف الموظفين، بالإضافة إلى الجهات الحكومية التي تنظم المؤتمرات والفعاليات المجمعة.
كذلك يمكن لمنظم الفعاليات أن يعمل بالساعة عبر منصة مرن، أو بأسلوب العمل الحر Freelance ليساعد المنشآت في فعالياتها المختلفة مثل افتتاح المطاعم والمقاهي وافتتاح المولات ومحلات السوبر ماركت والمستشفيات وغيرها من الفعاليات في كل مدن المملكة.
الوصف الوظيفي لمنظم الفعاليات
يتضمن الوصف الوظيفي لمنسق الفعاليات ما تطلبه الشركة من مواصفات ومهارات في المتقدم للوظيفة الشاغرة، وكذلك المهام اليومية، وتقديم بيئة العمل والمستهدفات، كما تشمل الراتب والحوافز وإجابة الأسئلة المحتملة. وتحتاج الشركات إلى إتقان كتابة الوصف الوظيفي وتقديم بيئة العمل الجاذبة للمواهب لتوظيف أفضل الباحثين عن عمل في الوظيفة الشاغرة.
ما هي مهارات ومؤهلات وظيفة منظم الفعاليات؟
- مهارات التواصل الفعال مع العملاء والمدراء والجمهور الذي سيحضر الفعالية.
- مهارات التنظيم والقدرة على أداء أكثر من مهمة بالتوازي دون تقصير أو تأخير.
- الانتباه للتفاصيل مهما كانت دقيقة وصغيرة.
- مهارات حل المشكلات المفاجئة واتخاذ القرارات تحت الضغط.
- الإبداع في وضع البرامج وابتكار الأنشطة.
- القدرة على قيادة فريق كبير وتفويض المهام بشكل فعال.
- مهارات تخطيط الميزانية وتنفيذ الأنشطة التي تلتزم بها.
- المرونة والقدرة على التكيف مع الظروف المختلفة والأحداث غير المتوقعة.
- متابعة الجديد في مجال إدارة الفعاليات وتطوير المهارات باستمرار.
ما هي مهام منظم الفعاليات ومسئولياته؟
تختلف المهام باختلاف نوع الفعالية وطلب العميل، وهذه بعض المهام التي قد يقوم بها منسق الفعاليات كل يوم:
- فهم متطلبات العملاء وإدارة توقعاتهم لكل فعالية.
- البحث وحجز مكان الفعالية المناسب.
- ابتكار برامج الفعاليات وتخطيط الأنشطة التي تحدث فيها.
- إعداد خطط ميزانيات الفعاليات والالتزام بها.
- التنسيق مع الموردين ومن سيزودون الفعالية بالأطعمة والمشروبات.
- التنسيق مع الضيوف والمتحدثين في الفعالية وظبط أوقات ظهورهم.
- إدارة عمليات الإعداد وتنسيق الأثاث والديكور قبل الفعالية.
- إدارة مرحلة ترتيب المكان وإعادته للحالة المطلوبة بعد انتهاء الفعالية.
- توقع احتياجات الحضور والاستعداد لمواجهة المخاطر المحتملة.
- أخذ ملاحظات الحضور والعملاء على تنظيم الفعالية لاستخدامها في تحسين إدارة الفعاليات القادمة.
- إعداد تقارير ما بعد الحدث عن فعالية كل حدث.
مع من يتعاون منظم الفعاليات في فريق العمل؟
تشمل مهام منظم الفعاليات التعاون مع موردي المطاعم والمصممين وأعضاء فريق التسويق وأفراد الامن ومهندسي الصوتيات ومدخلي البيانات، كما يتعامل مع فريق من المحاسبين إن كان الحدث ضخمًا.
مبادئ ونصائح عملية للنجاح في تنظيم الفعاليات
1- ميزانية الفعالية أولًا
تخلص من عقبة الميزانية أولًا ليسهل عليك كل شيء آخر. ابدأ بالاتفاق على الميزانية مع العميل أو مع مديرك وضع خطة الالتزام بها وتنفيذها مع توثيق الفواتير والنفقات والبحث في طرق توفير التكاليف.
تعد هذه الخطوة صمام الأمان المطلوب ليكون جميع المعنيين بالفعالية على نفس الصفحة. ضع في حسبانك أن المكان والطعام والتكنولوجيا والترفيه عناصر باهظة الثمن، وأن التخطيط وضبط الإنفاق يحتاج إلى بحث العديد من الخيارات.
2- ابدأ التخطيط مبكرًا
يستغرق التخطيط الجيد للفعاليات وقتًا وجهدًا يستلزم العمل المبكر وتجنب الانتظار لآخر لحظة. يساعدك التخطيط المبكر على:
- التعرف على نوع الحضور وتوقع الاحتياجات والمخاطر وإعداد الخطط البديلة واختبارها.
- كما يمكنك من اختبار المكان والتأكد أنه مناسب للفعالية.
3- ضع خطة مفصلة وجدول أعمال شامل للفعالية
السلاسة والنظام هما الهدفان الرئيسيان لكل منسق فعاليات. لذلك لا بد من خطة تلم بكل التفاصيل وجدل أعمال ينظم ما سيحدث في كل ساعة من ساعات الفعالية. اكتب هذه الخطة من البداية وحدد مهام فريق العمل ومواعيد تنفيذ المهام ومعلومات التواصل مع الحضور والضيوف ثم انطلق.
يرغب الحضور في معرفة ما سيحدث خلال الفعالية، لذلك يجب أن تجهز نسخة منقحة من جدول الأعمال وتوفره للحضور قبل الفعالية أو في بدايتها.
4- ضع خطة احتياطية وبدائل في حالات الطوارئ
كمنظم فعاليات ماهر، لن تسمح أن يأتي الخطأ من طرفك، لكن الخلل قد يحدث رغمًا عنك بسبب تقصير مورد طعام أو تغير حال الطقس أو أي ظرف مفاجئ. فكر في السيناريوهات المفاجئة وضع الحلول البديلة حتى لا تزعج الحضور بمشكلات لا يمكنك حلها في يوم الفعالية.
ولكي تمنع حدوث خلل من طرفك، تأكد من التواصل مع الموردين والمسوقين قبل أسابيع من الحدث لضمان استعداد الجميع لفعاليتك، وراجع العقود والاتفاقات أكثر من مرة لتمنع سوء الفهم.
5- تواصل مع العملاء والموردين بانتظام
خلال التحضير للفعالية ستحدث بعض التغييرات في الخطة والأنشطة. تأكد من وصول هذه التغييرات بوضوح للعملاء والموردين وكل المشاركين في الفعالية، فالتواصل الفعال هو أهم أسلحتك. يجب عليك كذلك أن تستمع إلى هموم وأسئلة العملاء بإنصات، وأن تكون متاحًا لنقاش الاقتراحات ومراعاة الملاحظات.
أسئلة متكررة عن وظيفة منظم الفعاليات
ما الفرق بين منظم الفعاليات ومساعد تنسيق الفعاليات ؟
منظمي الفعاليات لديهم دور أكبر في عملية تخطيط الحدث ووضع الخطط والتصورات والتواصل المباشر مع العملاء، أما مساعدي تنسيق الفعاليات فيقمون بتنفيذ ما وضعه منظم الفعاليات من خطط ومهام حسب الحاجة.
ما هي مكونات شخصية منظم الفعاليات الناجح؟
يجب أن يتمتع منظم الفعاليات الماهر بلباقة وهدوء يمكنه من التواصل مع العملاء وفريق العمل وإشعار الجميع بالراحة والنظام حتى أثناء المواقف التي ينتشر خلالها التوتر، كما يتسم منسقو الفعاليات المميزون بعقلية مبتكرة مبادرة.
ما هي طبيعة مهام منظم الفعاليات في كل يوم عمل؟
في الأيام العادية، يبدأ منظم الفعاليات بالتحقق من جدوله الزمني لمراجعة اجتماعات العملاء والمواعيد والمهام الأخرى التي يريدون إنجازها. وعلى مدار اليوم، يلتقي بالعملاء شخصيًا أو عبر الهاتف لمناقشة سير التخطيط والتحضير. وخلال هذه الاجتماعات، تتاح للعملاء الفرصة لإجراء تعديلات على أفكارهم ويقدم منظمو الفعاليات اقتراحات حول الخطوات التالية. بعد اجتماعات العملاء، يتحدث منظمو الفعاليات مع مساعدي تنسيق الفعاليات لتحديد ما أنجزوه من حيث جدولة البائعين وتأمينهم.
