بنمو الشركات وتشعب احتياجاتها وفروعها واحتياجات موظفيها، تزيد أهمية المساعدين الإداريين لضمان سير شئون الشركات بسلاسة وسهولة تضمن زيادة إنتاجية الجميع أفرادًا وقادة. وفي ضوء ذلك صارت وظيفة المساعد الإداري أحد أهم الوظائف المطلوبة في كل مكان وباختلاف أنواع المنشآت.
في هذا المقال نتناول كل ما تحتاج معرفته عن مهام ومهارات المساعد الإداري administrative assistant، وفرص العمل التي توفرها منصة مرن في هذا المجال بدوام كلي أو جزئي أو بالساعة.
يأتي هذا المقال كحلقة من حلقات سلسلة دليل المبتدئين لوظائف العمل بالساعة، وقد تناولت الحلقات السابقة وظائف هامة أخرى منها: وظيفة الباريستا صانع المشروبات ووظيفة الكاشير أو أمين الصندوق، ووظيفة الويتر أو المضيف، ووظيفة مصفف الأرفف، ووظيفة مندوب التوصيل، ومهنة الطباخ، ووظائف الاستقبال في الفنادق والمستشفيات، ووظيفة مدخل البيانات، ووظيفة البائع بقطاع التجزئة، ووظيفة البروموتر.، ووظيفة منسق الفعاليات، ووظائف المتسوق الخفي، ووصف مهنة مندوب المبيعات، ووظائف قسم الموارد البشرية، ووظيفة أمين المستودع.
ما هي وظيفة المساعد الإداري؟
كما يدل لفظ ومسمى الوظيفة، يتمحور دور المساعد الإداري حول تسهيل مهام المدير وتمكينه من أداء مهامه على الوجه الأمثل. ولذلك تتنوع المهام المطلوبة من المساعد الإداري وتتصل بالتوظيف وإجراء المقابلات الشخصية، ومتابعة تدريب الموظفين والإشراف عليهم، وتنظيم الملفات وجدولة المواعيد، وغيرها مما يحتاجه المدير من مساعدة في أي تفصيلة من تفاصيل مهامه اليومية.
اعتمادًا على نوع المنشأة وما تقدمه من خدمات، قد يكون المساعد الإداري والتنفيذي مسؤولًا أيضًا عن متابعة شراء وإدارة الإمدادات والمستلزمات والعمل مع البائعين وإدارة قواعد البيانات وإعداد التقارير ومراجعتها.
ومن هنا يمكن أن نعتبر المساعدين الإداريين أعمدة محورية في هيكل موظفي العديد من الشركات.
يعمل حوالي 2 مليون و285 ألف موظف كمساعدين إداريين في الولايات المتحدة الأمريكية
أين يعمل المساعد الإداري؟
يعمل المساعد الإداري ويتواجد هذا التخصص المهني في كل أنواع المنشآت السعودية المتوسطة والكبيرة، كما تحتاجه وتوظفه بعض المنشآت صغيرة الحجم، وتزيد الحاجة إليه في الوزارات وشركات ومنشآت التجزئة، والتعليم والتمويل ومكاتب الحكومة والقانون والرعاية الصحية وشركات العقارات، والشركات متعددة الفروع.
ومن الجدير بالذكر أن التشابه كبير بين مهام وظيفة المساعد الإداري ومهام السكرتير.
الوصف الوظيفي للمساعد الإداري
يشمل ملف نموذج المهام الوظيفية للمساعد الإداري ما تريده الشركة من مواصفات ومهارات للمتقدم للوظيفة، كما تشمل راتبه والمهام المطلوبة منه يوميًا، ووصف بيئة العمل التي تجذب من يريد الوظيفة للتقدم. وقد تكلمنا في مقال سابق عن كيفية كتابة بطاقة الوصف الوظيفي ويحتوى المقال على قالب مجاني يسهل هذه المهمة على الشركات.
مهام المساعد الإداري
ما هي مهام المساعد الإداري في الشركات (بشكل عام)؟
تختلف المهام باختلاف نوع الشركة أو المنشأة وقد تشمل:
- جدولة المواعيد والحفاظ على التقويمات.
- توزيع المهام على الموظفين وجدولة الشفتات.
- تنظيم مواعيد المديرين ومقابلاتهم.
- تنبيه المدير إلى المهام العاجلة والمواعيد الهامة.
- قراءة وتنظيم البريد الإلكتروني الوارد للمدير.
- إعداد وكتابة وتوزيع ملخصات الاجتماعات ونتائجها.
- تخطيط فعاليات الموظفين وأنشطتهم التي يتجمعون فيها.
- إعداد تجهيزات وترتيبات السفر والمؤتمرات.
- إعداد لوازم الاتصال وتوزيع المعلومات داخل الشركة وخارجها، مثل المذكرات ورسائل البريد الإلكتروني والفواتير والتقارير والمراسلات الأخرى.
- الرد على الاتصالات الواردة لمكتب المدير.
- الإشراف على وضع أنظمة أرشفة الملفات.
- تحديث ملفات لوائح وأخلاقيات العمل داخل الشركة والحرص على تنفيذها.
- شراء أو طلب اللوازم المكتبية والأدوات والأوراق وغيرها.
ما هي مهام المساعد الإداري في مجال التعليم (المدارس والجامعات)؟
بالإضافة للمهام العامة الواردة في الفقرة السابقة، يضاف لمهام المساعد الإداري في المدارس والجامعات:
- إدارة وتحديث ملفات شئون الطلاب.
- تزويد المعلمين بما يحتاجونه من مستلزمات وتقارير.
- جدولة اجتماع الإدارة بالأساتذة والمعلمين.
- تحديث الإرشادات واللوائح الخاصة بالحضور والغياب.
- إدارة الاتصال بأولياء الأمور والتعامل مع الشكاوى.
ما هي مهام المساعد الإداري في أقسام الموارد البشرية؟
تضطلع أقسام الموارد البشرية بمهمة إدارة الموظفين ووضع الخطط السنوية وتحفيز الموظفين، وحساب تكاليف التوظيف، وتشمل مهام المساعد الإداري في هذا السياق ما يلي:
- حصر بيانات تعيينات الموظفين الجدد والموظفين المفصولين أو المستقيلين، والتحذيرات والإجازات في ملفات منظمة.
- تنظيم بيانات سلم الرواتب ومواعيد تسليمها وما يلحق بها من حوافز وخصومات.
- تحديث اللوائح والإرشادات الخاصة بالحضور والانصراف والغياب.
- مساعدة مديري التشغيل في جدولة مهام الموظفين وتنسيق جهودهم.
- الإشراف على الإعلان عن الوظائف الشاغرة.
- فحص السير الذاتية للمتقدمين على الوظائف.
- إجراء المقابلات الشخصية نيابة عن المدير، إن طلب ذلك.
- الإشراف على تنفيذ خطط تدريب الموظفين الجدد.
- تحديث ملفات دليل الموظف الجديد.
- المساعدة في استثمار المؤسسة للخدمات والمنصات الإلكترونية التي توفرها وزارة الموارد البشرية للمنشآت
ما هي المهارات المطلوبة في وظيفة المساعد الإداري؟
- مهارات استخدام البرامج المكتبية والإدارية مثل: Microsoft Office – Google Workspace – Excel – PowerPoint.
- إدارة الوقت بكفاءة.
- امتلاك مهارات التواصل الفعال بالكتابة والتحدث.
- القدرة على توزيع الانتباه على أكثر من مهمة في وقت واحد Multi-tasking.
- سرعة التعلم.
- القدرة على استخدام آلات المكتب مثل الطابعة والفاكس.
- الدقة في إعداد التقارير وتسليمها في الموعد.
- الانتباه للتفاصيل والقدرة على حل المشكلات والتصرف تحت الضغط.
- تعدد اللغات قد يكون مفضلا أو مطلوبا.
- المبادرة والابتكار للوصول لخلق تجربة إيجابية للآخرين.
- سرعة الكتابة.
- امتلاك خبرة ولو بسيطة في مجال المنشأة ومتطلبات سلاسة سير العمل فيها.
مع من يتعاون المساعد الإداري في فريق العمل؟
يقدم المساعدون الإداريون تقاريرهم إلى “المدير العام CEO” ما لم يتم تعيينهم لمساعدة مسؤول تنفيذي آخر مثل رئيس قسم الموارد البشرية أو رئيس قسم الشئون القانونية. كما يؤثر ويدعم عمل المساعد الإداري كل الموظفين الآخرين.
مبادئ ونصائح عملية للنجاح في وظيفة المساعد الإداري
1- تدرب على زيادة سرعة الكتابة
تتوفر دورات في كيفية الكتابة بدقة وسرعة على لوحة المفاتيح في المدارس الفنية والمهنية وعبر الإنترنت. الهدف هو تعلم كيفية الكتابة باللمس، مما يسمح لك بقراءة النص وكتابته في الكمبيوتر دون الحاجة إلى النظر إلى لوحة المفاتيح.
ستتعلم أيضًا كيفية إنشاء المستندات وتحريرها وحفظها. ستساعدك المؤقتات على زيادة عدد الكلمات التي يمكنك كتابتها في الدقيقة وحسابها بدقة، وهو أمر مهم غالبًا لصاحب العمل عند إجراء مقابلة لوظيفة مساعد إداري.
2- تواصل بوضوح مع الجميع
من المهم أن يتفاعل المساعد الإداري بنشاط مع عشرات الموظفين والمديرين وعملاء الشركة كل يوم. لذلك يجب أن تكون مستمعًا نشطًا، تركز على ما يقوله الآخرون دون مقاطعة، وتكرر بعض ما قالوه لإعلامهم أنك تفهم ما يريدون، ثم تعطيهم أفكارك بوضوح ودقة.
3- أظهر مهاراتك خلال المقابلة الشخصية
جزء كبير من وظيفة المساعد الإداري هو التنظيم، ويتضمن ذلك الملفات والمجلدات والبيانات والجداول. تعلم أن تبقي نفسك منظمًا وأظهر ذلك عندما تذهب إلى مقابلة للعمل في هذه الوظيفة.
كن في الموعد، وقم بترتيب سيرتك الذاتية وخطاباتك المرجعية وأي أعمال ورقية أخرى في مجلد واعرف مكان الوصول إليها.
4- نجاح المنشأة يبدأ عندك
هدفك الأهم هو المساهمة في إنشاء وفرض نظام مرتب يسير عليه الجميع، وتخضع له كل العمليات والمهام. سواء كان هذا النظام خاضعًا لإشرافك أو إشراف الإدارة العليا للشركة، فأنت مسئول عن إعلام الموظفين به وتعميمه بوضوح ومتابعة سيره.
وبالنظام والوضوح تصل المنشآت إلى الجودة والكفاءة وتتمكن من النمو وزيادة المبيعات.
أسئلة متكررة عن وظيفة المساعد الإداري
كيف أصل لفرص عمل في وظيفة المساعد الإداري من خلال منصة مرن؟
توفر منصة مرن فرص العمل المؤقت والكلي والجزئي في وظيفة المساعد الإداري ويمكنك تسجيل بياناتك في مرن من هنا.
هل توفر منصة مرن وظيفة المساعد الإداري للذكور والإناث؟
نعم، يمكن للرجال والنساء العمل في هذه الوظيفة من خلال منصة مرن في كل مدن السعودية.
ما هي بعض الدورات التي أحتاجها لأصبح مساعدا إداريا ناجحا؟
العديد من وظائف المساعد الإداري تبحث عن متقدمين لديهم مهارات في Outlook و Access و Excel و Word و Photoshop و PowerPoint و QuickBooks و G-Suite، وما شابههم.
ما الفرق بين السكرتير والمساعد الإداري؟
السكرتير تعتبر وظيفة كتابية وتنظيمية على الأغلب ودوره يتضمن مهام مثل طباعة المستندات والتعامل مع المكالمات، ودعم المساعد الإداري بشكل أساسي. في حين أن المساعد الإداري هو أكثر من صانع للقرار ويعمل عادةً بشكل مستقل، ويغطي مسؤوليات السكرتير أيضًا. لذلك، يمتد دور المساعد الإداري إلى أبعد من المهام الكتابية وسيكون لديه القدرة على إصدار الأحكام والقرارات.
ما هي مواصفات شخصية المساعد الإداري الناجح؟
يعد النظام واللباقة والتحدث بوضوح، والقدرة على حل النزاعات وتخفيف التوتر أهم سمات شخصية المساعد الإداري الناجح. كما يجب أن يكون المساعد الإداري دقيقًا ومبادرًا، ومتحملًا للمسئولية.
ما هو المسار الوظيفي وفرص الترقية الممكنة للمساعد الإداري؟
يمكن للمساعدين الإداريين الترقي ليصبحوا مساعدين إداريين تنفيذيين، أو مديرين لأحد فروع المنشأة إن أظهروا القدرة على التعلم والإنجاز
هل وظيفة المساعد الإداري مرهقة؟
ككل وظيفة إدارية، تعتمد سهولة أو صعوبة العمل على عوامل عدة منها بيئة العمل والأشخاص الذين تعمل معهم؛ ووضوح اللوائح والأدوار في الشركة، والصلاحيات الممنوحة لك في أداء عملك.
مثال: عندما تعمل بهذه الوظيفة في شركة كبيرة، ستكون مسؤولاً عن التواصل مع أكثر من قسم، وبذلك تنشأ احتمالات كثيرة لزيادة التوتر والنزاعات. وهو ما يحتاج منك التخطيط لحل النزاعات إن وقعت ومنعها قبل وقوعها إن كان في استطاعتك ذلك.
كم راتب المساعد الإداري في السعودية؟