بدون فريق أو موظف متخصص يتقن مهارات الموارد البشرية، لا تستطيع الشركات تقديم خدماتها وبيع منتجاتها بالجودة اللازمة حتى لو امتلكت أفضل الموظفين في باقي الأدوار. وذلك لأن عمل قسم الموارد البشرية (الاتش ار) هو الضمان الأهم لخلق بيئة عمل تتناسق فيها جهود الموظفين والمديرين، يعرف فيها كل فرد ما له وما عليه، ويحاسب كل موظف على أدائه وإنجازاته بالثواب أو العقاب.
في هذا المقال نتناول هيكلة قسم الموارد البشرية ومهام ومهارات كل موظف فيه في الشركات والمؤسسات المختلفة. وقد تناولنا في مقال سابق موضوع تخطيط الموارد البشرية وأهم أدواته ومراحله وخطواته.
الهدف الأساسي لقسم الموارد البشرية هو أن يكون كل يوم عمل ممتعا للموظف ومثمرا للشركة وخطوة ناجحة في سبيل تحقيق أهدافها.
ما هو قسم الموارد البشرية؟ وما أهميته؟
لا نريدك أن تمل من القراءة لذلك سنستعين بمثال يساعدك على فهم دور قسم الموارد البشرية في الشركات. تخيل خلية نحل نشيطة صاخبة. إذا نظرت من بعيد سترى أن الخلية مزدحمة صعبة التفسير.
لكنك إن نظرت من قريب أو قرأت عن عمل النحل ستجد أن لكل عنصر من عناصر خلية النحل دوره الذي يتكامل مع دور الآخرين. تعرف كل نحلة دورها وما لها وما عليها، ولا سلطة ولا أولوية إلا للتناسق والسلاسة في إنجاز العمل وإنتاج العسل وتخزينه. لكن المسئول عن هذا التناسق والعمل المنظم لا يظهر لمن ينظر إلى خلية النحل. وينطبق هذا المثال على قسم الموارد البشرية في الشركات.
البطل غير المرئي
يختص قسم الموارد البشرية بهذا الدور. فموظفوه هم البطل غير المرئي الذي يضع خطط تنسيق أدوار الموظفين وتوزيع شفتاتهم وتسليمهم رواتبهم وتقييمهم ومحاسبتهم وتدريبهم، ليسير العمل بسلاسة وكفاءة.
إذن فقسم الموارد البشرية هو الفريق الذي يراقب دون ضجة، ويضمن وجود كل صاحب مهارة في المكان الذي يناسبه، ويرحب بالموظفين الجدد ويضمن اندماجهم في الفريق بلا مشكلات، ويتدخل لمنع النزاعات بين الموظفين قبل حدوثها أو لحلها إن حدثت، ويتنبأ بما تحتاجه الشركة من موظفين جدد ثم ينفذ خطط البحث عن هؤلاء الموظفين واختيارهم. أما الهدف الأساسي لهذا القسم فهو أن يكون كل يوم عمل ممتعا للموظف ومثمرا للشركة وخطوة ناجحة في سبيل تحقيق أهداف المنشأة.
أين يعمل أخصائي الموارد البشرية؟
يعمل موظف أو أخصائي الموارد البشرية في كل القطاعات بالمؤسسات والشركات بمختلف أحجامها وجها لوجه أو عن بعد. يشمل ذلك شركات التجزئة، والمستشفيات، وسلاسل المطاعم متعددة الفروع، والشركات الدولية، والمؤسسات الحكومية، والمؤسسات غير الربحية. ويعمل عموما في كل منشأة بها فريق عمل يحتاج لمن ينسق مهامه ويضمن نظامه.
هيكلة قسم الموارد البشرية
لا يتواجد قسم مختص للموارد البشرية في كل الشركات بل تكتفي بعض الشركات والمؤسسات بعدد الموظفين الذين يناسبون احتياجها. وسنتناول في هذه الفقرة كل الأدوار والأقسام الممكنة التي قد يحتوي عليها هيكل موظفي الموارد البشرية:
- مدير أو مسئول الموارد البشرية (HR manager):
وهو من يدير قسم الموارد البشرية وموظفيه ويضع الخطط واللوائح العامة ويدير التواصل مع الإدارة العليا للمنشأة، ويضطلع بمسئولية توافق إدارة الشركة لموظفيها مع اللوائح والقوانين. - مدير التوظيف (Recruitment manager):
ودوره هو الإشراف على تحديد احتياج الشركة من الموظفين الجدد وفحص المرشحين وإجراء المقابلات للاختيار من بينهم، ووضع الخطط لاجتذاب المواهب وتكوين مجمع احتياطي من الموظفين لسد حاجة الشركة في الطوارئ. - منسق التدريب وتطوير الأداء (Training coordinator):
وهو يصمم خطط تطوير مهارات الموظفين عبر البرامج والدورات التدريبية. - منسق الرواتب والحوافز (Payroll coordinator):
ودوره هو الإشراف على إدارة سلم الرواتب وخطط الحوافز والتعويضات بما يضم تحقيق الأهداف المالية للشركة والحفاظ على رضا الموظفين وتجنب فقدان المواهب. - منسق علاقات الموظفين (Employee relations coordinator):
وهو موظف يضطلع بمهمة منع النزاعات وحل الخلافات والمشكلات التي قد تنشأ بين الموظفين. - محلل نظم إدارة معلومات الموظفين (HRIS Analyst):
ودوره هو الإشراف على قاعدة بيانات الموظفين والنظام التقني الذي تتبناه الشركة لإدارتهم. كما يحلل هذا الموظف بيانات الموارد البشرية والأداء لدعم اتخاذ الإدارة للقرارات الصحيحة، ويتولى مهمة الحفاظ على أمان بيانات الموظفين. - أخصائي الموارد البشرية (HR Generalist / specialist):
وهو الموظف الذي قد يقوم بأي من الأدوار السابقة طبقا لحاجة الشركة وغالبا ما يمثل وحده قسم الموارد البشرية في الشركات صغيرة الحجم. - مساعد مدير الموارد البشرية:
ويطلق عليه أيضا مسمى المساعد الإداري ودوره مساعدة مدير القسم في تنفيذ ما يقع على عاتقه من مسئوليات.
الوصف الوظيفي لوظائف الموارد البشرية
يختلف الوصف الوظيفي لموظف الموارد البشرية بناءً على:
- حجم ونوع الشركة أو المؤسسة التي يعمل بها الموظف.
- دور الموظف في فريق قسم الموارد البشرية (في حالة وجود قسم مختص).
- ثقافة العمل وطريقة إدارة المهام داخل الشركة.
- قوانين العمل المتعلقة بمجال الشركة.
- الأدوات والمنصات التقنية التي تستخدمها الشركة لإدارة الموظفين.
أما مكونات الوصف الوظيفي فلا بد أن تشمل التعريف بمكان العمل والمهام والمهارات المطلوبة من الموظف، والراتب المقترح وهذا ما سنناقشه في الفقرات القادمة.
مهارات موظفي قسم الموارد البشرية
- فهم متطلبات ومراحل تخطيط الموارد البشرية على المدى الطويل.
- القدرة على التواصل الفعال شفويًا وكتابيًا مع الإدارة والموظفين الحاليين والجدد باختلاف مستوياتهم.
- امتلاك مهارات القيادة وبث الثقة والالتزام في الفريق.
- الاستعداد للتعاطف الصادق مع ما يمر به الفريق وإظهار ذلك.
- مهارات حل النزاعات والتوسط لنزع فتيل الخلافات للحفاظ على إيجابية بيئة العمل.
- التمكن من المهارات التنظيمية كالتخطيط والإدارة والمراقبة والتقييم العادل للأداء.
- فهم قوانين ولوائح العمل والعقود في البلد الذي تتواجد فيه الشركة.
- القدرة على التحليل النقدي والتفكير الاستراتيجي لتحديد المشكلات والحلول الفعالة.
- امتلاك مستوى معقول من إتقان مهارات الحاسوب، والأدوات التقنية المستخدمة في إدارة الموظفين في الشركة.
- الفهم الشامل لمنصات وخدمات وزارة الموارد البشرية والقدرة على استخدامها لتوفير الوقت والجهد.
- الاستعداد للتعلم المستمر ومتابعة التطورات الحديثة في مجال إدارة الموارد البشرية وتطبيقها في العمل.
- الأمانة وحفظ أسرار الموظفين وخصوصياتهم.
- مهارات التفاوض.
- المرونة والقدرة على التكيف مع ظروف العمل المختلفة.
- مهارات كتابة الوصف الوظيفي الجذاب لإعلانات الوظائف الشاغرة
- مهارات حساب ساعات العمل الفعلية للموظفين.
الشهادات والمؤهلات التعليمية بوظائف الموارد البشرية
ليست كل المؤهلات التي سنذكرها هنا فرضًا في كل موظف، لكنها قائمة تشمل كل الشهادات التي يمكن أن تطلبها الشركات في إعلانات الوظائف:
- درجة البكالوريوس في إدارة الموارد البشرية.
- شهادة جامعية في المجال المالي.
- شهادة من شهادات احتراف إدارة الموارد البشرية مثل:
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال.
- خبرة سابقة في مجال إدارة الموارد البشرية أو إدارة الأعمال أو المحاسبة أو العلاقات العامة.
مسئوليات ومهام تخص مدير الموارد البشرية
من المهام التي تخص المدير وتفرقه عن باقي موظفي القسم:
- وضع خطط التوظيف طويلة المدى بناء على دراسة الوضع الحالي للشركة والتنبؤ بالمستقبل.
- تطوير اللوائح وإجراءات الثواب والعقاب.
- كتابة لوائح تقييم الأداء وما يترتب عليها.
- تأمين توافق سير العمل بالشركة مع قوانين العمل الملزمة.
- تخطيط ميزانية الموارد البشرية بما يشمل نفقات التوظيف والتحفيز والتدريب.
- وضع خطط الحفاظ على المواهب والتحكم بالدوران الوظيفي.
- وضع خطط التوظيف في الطوارئ والمواسم وأوقات الذروة.
- الإشراف على إدارة عمل باقي موظفي قسم الموارد البشرية.
- رفع تقارير القسم إلى باقي فريق الإدارة العليا والمساهمة في اتخاذ القرارات السليمة.
مسئوليات ومهام أخصائي الموارد البشرية العامة
قد يقوم أخصائي الموارد البشرية بمهام كل القسم في الشركات الصغيرة أو يكون عضوا في فريق كبير في الشركات الأكبر وتشمل مهامه:
- الإشراف على كل ما يخص ملء الشواغر بداية بتصميم الإعلان الوظيفي ونشر الإعلان وتلقي طلبات التوظيف وفحص بيانات المرشحين وسيرهم الذاتية وتصنيفهم ومقابلتهم لاختيار الموظف الأكفأ.
- الإشراف على دمج الموظفين الجدد في الفريق بسلاسة.
- تصميم برامج التدريب والتطوير للموظفين القدماء والجدد.
- تحديد معايير تقييم الأداء والإشراف على التقييم.
- إعداد العقود والمستندات اللازمة للتوظيف.
- جدولة الشفتات والمهام.
- إدارة تسليم الأجور وتوزيع المكافآت والإجازات.
- إجراء المقابلات الختامية للموظفين الذين سيتم إنهاء عقودهم.
- تعزيز العلاقات بين الموظفين، والتأكد من توفير بيئة عمل صحية وآمنة.
- التعامل مع الشكاوى والمشاكل التي يواجهها الموظفون في العمل.
- تحليل البيانات وإعداد التقارير لتكوين صورة دقيقة عن سير العمل وما يمكن تحسينه.
- إدارة سجلات بيانات الموظفين وتحديثها.
- نقاش خطط إدارة الموارد البشرية مع الموظفين والتأكد من فهمهم للمستهدفات والمطلوب.
مهام قسم الموارد البشرية في المستشفيات
يشرف قسم إدارة الموارد البشرية في المستشفيات على العديد من المهام الحيوية والحساسة، ومن بينها:
- التأكد من توافق بيانات الأطباء وفرق التمريض وكل العاملين في المستشفى مع الرخص والمعايير المطلوبة بوزارة الصحة.
- الإشراف على عمليات توظيف الأطباء وفرق التمريض ومساعدي الأطباء.
- وضع خطط تدريب الأطباء والتمريض وإمدادهم بالدورات والمؤتمرات التي تبقيهم على اطلاع بكل جديد في المجال الطبي والصحي.
- جدولة الشفتات والمهام لضمان تقديم رعاية مميزة للمرضى على مدار الـ 24 ساعة.
- إيصال مضمون برامج الأمان والسلامة ولوائح منع العدوى للعاملين بالمستشفى والتأكد من تدريبهم وقدرتهم على اتباعها.
- التأكد من تطبيق خطط التطعيمات الإلزامية للعاملين بالمستشفى.
رواتب موظفي الموارد البشرية في السعودية
تختلف الرواتب باختلاف حجم الشركة ونوع المطلوب ودور الموظف وخبرته ومؤهلاته العلمية. ولذلك تترواح الرواتب بين 4300 ريال و23000 ريال سعودي. ويظهر في الفرق بين الحد الأدنى والأقصى هذا التراوح والاختلاف الواسع حسب طبيعة الوظيفة.
الأسئلة الشائعة وإجاباتها
مع من يتعاون موظف الموارد البشرية في فريق العمل؟
يتواصل موظف الموارد البشرية مع كل الموظفين والأقسام في المؤسسة، ونذكر من هذه الجهات:
- موظفو الشركة لتزويدهم بالمستهدفات والإرشادات واللوائح، وكذلك تقييم أدائهم بشكل دوري.
- إدارة العمليات والتشغيل للتنسيق والمساعدة في تحقيق سرعة تقديم الخدمة للعملاء.
- إدارة المحاسبة والمالية لتنسيق تسليم الرواتب والحوافز.
- القسم القانوني (إن وجد).
- فرق إدارة العلاقات العامة والاتصالات.
ما هو التحدي الأكبر في وظيفة الموارد البشرية ؟
التحدي الأكبر في وظيفة الموارد البشرية هو موازنة احتياجات الشركة الحالية والمستقبلية مع احتياجات الموظفين. يجب أن يكون المتخصصون في الموارد البشرية قادرين على اتخاذ قرارات صعبة دقيقة، ويجب أن يكونوا قادرين على القيام بذلك بطريقة عادلة ومنصفة.
كيف يؤثر موظف الموارد البشرية في حياة باقي الموظفين؟
يمكن لموظفي الموارد البشرية إحداث فرق حقيقي في حياة الموظفين من خلال مساعدتهم في إظهار قدراتهم عبر توظيفهم في الدور المناسب وتطوير أدائهم بالتقييم العادل المستمر، وتطوير مهاراتهم ببرامج التدريب المميزة.
من هو شريك أعمال الموارد البشرية؟
شركاء أعمال الموارد البشرية (HRBPs) هم كبار المتخصصين في الموارد البشرية الذين يعملون كاستشاريين مقربين مع قادة الشركات أو أقسام معينة فيها لتطوير وتنفيذ استراتيجيات الموارد البشرية لدعم أهداف الشركة الكبرى.
على عكس مديري الموارد البشرية، الذين يشرفون على القسم، أو الأخصائيين، الذين غالبًا ما يتعاملون مع مجموعة واسعة من الواجبات التشغيلية في جميع أنحاء المنظمة، يعمل شريك أعمال الموارد البشرية على تقديم الاستشارات الاستراتيجية المتعلقة بجوانب حيوية مثل التخطيط والتشغيل وتطوير المواهب وإدارة التغيير. ويتطلب دور هذا التخصص درجة عالية من الفطنة التجارية، والتفكير الاستراتيجي، بالإضافة إلى الخبرة في مجال الموارد البشرية.
ما هي أهم التوقعات لمستقبل مهنة الموارد البشرية؟
تشمل توقعات مستقبل مهنة الموارد البشرية:
- أدوارًا أكبر تلعبها التقنية في جدولة المهام والشفتات.
- دورًا أكبر للذكاء الصناعي في تحليل بيانات الموظفين وتقييم أدائهم.
- تركيزًا أكبر على تقليل تكاليف التوظيف عبر الأتمتة.
- بروز اتجاهات العمل الهجين والعمل عن بعد وتفضيل الموظفين لهم.
- زيادة تفضيل المواهب للشركات التي تعتمد نظم العمل المرن.
- زيادة التركيز على صحة الموظفين النفسية والعقلية والتوازن بين الحياة والعمل.
