تستطيع الكتابة على الكيبورد بسرعة فائقة؟
تحب الجلوس على الكمبيوتر ولديك عين تلاحظ أدق التفاصيل؟
إن كانت إجابتك “نعم” فقد تكون مؤهلًا لدخول مجال العمل في إدخال البيانات. وهذا المقال هو أول وأهم خطواتك.
نتناول هنا كل ما يحتاجه المبتدئ ليتعلم مهام ومهارات وظيفة مدخل البيانات. تسعى لفرصة عمل بدوام مرن بالساعة، أو بدوام كلي، أو عن بعد؟ يمكنك أن تبدأ مسارك المهني من هذا الدليل.
يأتي هذا المقال كحلقة من حلقات سلسلة دليل المبتدئين لوظائف العمل بالساعة، وقد تناولت الحلقات السابقة وظائف هامة أخرى منها: وظيفة الباريستا صانع المشروبات ووظيفة الكاشير أو أمين الصندوق، ووظيفة الويتر أو المضيف، ووظيفة مصفف الأرفف، ووظيفة مندوب التوصيل، ومهنة الطباخ، ووظائف الاستقبال في الفنادق والمستشفيات، ووظيفة البائع بقطاع التجزئة، ووظيفة البروموتر.، ووظيفة منسق الفعاليات، ووظيفة المساعد الإداري.
ما هي وظيفة مدخل البيانات؟
وظيفة الداتا انتري أو مدخل البيانات هي واحدة من المهن المكتبية التي يمكن تعريفها ببساطة على أنها تحويل البيانات من هيئة (مكتوبة أو ورقية أو مسموعة) إلى هيئة أخرى (مسجلة ومحفوظة داخل الكمبيوتر).
تشمل هذه البيانات طيفًا واسعًا من مهام التعامل مع المعلومات مثل:
- تفريغ نصوص الاجتماعات.
- تسجيل بيانات العملاء.
- إدخال بيانات وأسعار المنتجات.
- متابعة حالة مخزون السلع.
- إدخال بيانات المبيعات.
- تسجيل قوائم الموردين.
- إدخال بيانات وقوائم الموظفين ورواتبهم وكل ما يتعلق بهم.
فهي وظيفة تشمل إدارة قواعد بيانات الشركات والمؤسسات باختلاف مجالاتها ومتطلباتها. وتتضمن مهام الوظيفة كذلك التحقق من صحة البيانات المدخلة والتدقيق فيها، ثم البحث فيها لاستخراج بيانات معينة عند الحاجة لذلك.
تحتاج الغالبية العظمى من قطاعات الأعمال إلى موظفي إدخال البيانات أو ما يسمى “مسئول قاعدة البيانات” ومن أهم هذه القطاعات: قطاع التجزئة والمتاجر الإلكترونية، وقطاع الصحة وقطاع التمويل والبنوك وقطاع النقل.
الوصف الوظيفي لمدخل البيانات
يشمل الوصف الوظيفي مهارات مدخل البيانات ومواصفاته والمهام اليومية المطلوبة منه. ويحتاج مديرو التوظيف بالشركات إتقان كتابة الوصف الوظيفي لجذب أفضل الباحثين عن عمل إلى الوظيفة الشاغرة.
ما هي مهارات ومواصفات مدخل البيانات؟
من البديهي أن يكون الاهتمام بالتفاصيل والحرص على الدقة أهم مواصفات مدخل البيانات. وتشمل قائمة المهارات الهامة للوظيفة أيضًا:
- سرعة الكتابة على الكمبيوتر.
- إتقان مهارات التواصل مع الزملاء والعملاء.
- الاستماع الجيد وقوة الملاحظة.
- إتقان المهارات الأساسية للتعامل مع الكمبيوتر.
- إتقان استخدام برامج Microsoft word و Microsoft excel.
- إتقان استخدام أجهزة الطابعة والسكانر وآلة التصوير.
- الأمانة والحفاظ على سرية معلومات المنشأة والعملاء.
- الحصول على شهادات تعليمية تفيد بالقدرة على استخدام الكمبيوتر والتعامل مع البيانات بدقة.
- الإلمام بأساسيات مجال عمل المنشأة وجمهورها المستهدف.
ما هي مهام ومسئوليات مدخل البيانات؟
تختلف المهام اليومية لمدخل البيانات باختلاف مكان العمل وتشترك كل قطاعات العمل في طلب هذه المهام:
- تحويل المعلومات من شكل ورقي إلى شكل إلكتروني عن طريق البرامج المتخصصة.
- إعداد البيانات وتنظيمها ووضع نظام خاص للبحث عنها.
- الكتابة بشكل سريع لإدخال أكبر كم من البيانات في وقت قصير.
- استعراض البيانات بحثًا عن الأخطاء، وتصحيح أي أوجه عدم توافق، والتأكد من النتائج النهائية.
- تجميع المعلومات والتحقق من دقتها وفرزها لإعداد البيانات وإدخالها إلى السيستم الخاص.
- إعداد التقارير وتخزين الأعمال المكتملة في مواقعها الخاصة وتفعيل عمليات استرجاع البيانات إن فُقدت.
- معالجة المستندات وطباعة الملفات.
- ضمان الاستخدام السليم للمعدات المكتبية ومعالجة أي عطل.
احصل على مدخل بيانات للعمل في شركتك
مهام ومسئوليات مدخل البيانات في المستشفيات والقطاع الصحي
- تسجيل بيانات المرضى الجدد ومتابعة ملفاتهم بعد العلاج.
- تسهيل البحث في بيانات المرضى وحصول الأطباء على ما يحتاجونه لتقديم أفضل خدمة صحية.
- استلام السجلات والفواتير والوثائق الأخرى الخاصة بالمرضى والزوار، وحفظ هذه السجلات.
- ترتيب ملفات الدخول والخروج من الأقدم إلى الأحدث دوريًا ونقل الأقدم إلى قسم الأرشيف.
- توثيق بيانات الرواتب، والنفقات الشهرية.
- حماية سرية بيانات المرضى والمستشفى.
- إصدار التقارير حسب طلب الإدارة.
تتشابه مهام مدخل البيانات في المستشفيات مع مهام موظف الاستقبال وقد تدمج بعض المستشفيات بين الوظيفتين.
مهام مدخل البيانات في قطاع التجزئة والمتاجر الإلكترونية
- إدخال بيانات العملاء وطلباتهم.
- إدخال بيانات المنتجات وضبط جردها ومخزونها.
- تحديد SKU مميز لكل منتج.
- ضبط محتوى وصور المنتجات وتحديث بياناتها في مواقع المتاجر الإلكترونية.
- التأكد من دقة البيانات المدخلة لكل الطلبيات الواردة.
- تسجيل خروج الطلبيات للعملاء بتواريخ ومواعيد معلنة على السيستم الخاص بالشركة.
- تنظيم البيانات الخاصة بالتجار والموردين.
- الاحتفاظ بالمستندات الخاصة بالطلبيات على الحاسب بهيئة تسهل البحث وإصدار التقارير.
مهام ومسئوليات مدخل البيانات في القطاع المالي والمصرفي
- إدخال بيانات الشيكات والمدفوعات الإلكترونية.
- تسجيل الإجراءات الروتينية مثل سحب الأموال ومدفوعات الديون، وبيانات التحويلات، وغيرها.
- مساعدة موظفي المنشأة وإمدادهم بما يحتاجونه من معلومات وبيانات.
- إعداد التقارير المالية دوريًا.
- تنظيم وصول الايميلات والإشعارات إلى العملاء في مواعيدها الدقيقة.
- المساعدة في جهود التحكم في الاحتيال وحماية البيانات.
- المساعدة في تسهيل خدمة العملاء الجدد عند تعاقدهم مع المنشأة.
مسؤوليات مدخل البيانات في القطاع الحكومي
- إدخال البيانات المتعلقة بجميع الموظفين.
- التنسيق مع الجهات المختصة في استخراج التقارير الخاصة بكل موظف.
- إعداد الإحصائيات والتقارير.
- التنسيق مع القطاع المالي لتسجيل بيانات تحويل الرواتب والحوافز للموظفين.
تعلم كيف تخصص سيرتك الذاتية حسب الوظيفة التي تسعى إليها
مقارنة بين عمل مدخل البيانات في مقر العمل وعمله عن بعد
- يعمل مدخل البيانات من بيته أو في مقر المنشأة أو بنظام العمل الهجين الذي يجمع بينهما معًا.
- يوفر العمل وجهًا لوجه فرصة بناء العلاقات، والحصول على مساعدة الزملاء عند الحاجة، لكن ضغط العمل والالتزام بالمواعيد فيه أكبر.
- أما العمل في وظيفة مدخل البيانات عن بعد فيوفر للموظف وقت ومجهود الذهاب من وإلى العمل. وتكون بيئة العمل وضغوطه فيه أهدأ نوعًا ما، حيث تزيد الثقة بين المدير والموظف ويكون التركيز على النتيجة النهائية.
- وفي أغلب الأحيان، يتلقى مدخل البيانات العامل عن بعد أجره بعد إتمام المشروع، أو بعد إنجاز أهداف معينة متفق عليها مسبقًا.
مبادئ ونصائح عملية للنجاح في وظيفة إدخال البيانات
- طوّر مهاراتك في استخدام الحاسب الآلي: وحاول الحصول على شهادات تثبت ذلك.
- ادرس مجال عمل المنشأة جيدًا لتستطيع أداء واجباتك على أكمل وجه.
- مارس وتعلّم مهارة سرعة الكتابة على الكيبورد (استهدف كتابة 35 كلمة في الدقيقة على الأقل).
- تعلّم مهارات التدقيق اللغوي والكتابة بأسلوب واضح وسلس.
- أتقن مهارات خدمة العملاء فهي من أهم أركان المهام اليومية لمدخل البيانات في أي منشأة.
إحصائيات وأرقام وظيفة مدخل البيانات
- يزيد طلب منشآت القطاع الخاص لمدخلي البيانات عن طلب منشآت القطاع العام لهم.
- أكثر القطاعات التجارية طلبًا لمدخلي البيانات هي قطاعات التوظيف الجزئي، والتقنية، والتمويل والقطاعات المصرفية.
- فقط، 38% من مدخلي البيانات في الولايات المتحدة الأمريكية حاصلون على درجة البكالريوس.
- 21% من العاملين في إدخال البيانات في الولايات المتحدة الأمريكية لم يكملوا في تعليمهم إلا مرحلة الثانوية العامة.
- 74.9% من موظفي إدخال البيانات في الولايات المتحدة إناث والنسبة الباقية من الذكور.
أسئلة متكررة عن وظيفة مدخل البيانات
ما الذي يجعل مدخل البيانات موظفًا جيدًا؟
ينبغي على مدخل البيانات الجيد أن يولي اهتمامًا قويًا بالتفاصيل ومهارات الاتصال. كما ينبغي أن يكون لديه القدرة على أداء مهام متكررة بدرجة عالية من الدقة في بيئة عمل دائمة التغير.
كم راتب مدخل البيانات في السعودية؟
تختلف رواتب مدخل البيانات حسب الخبرة والشهادات التعليمية والمهارات ومهام العمل والقطاع الذي تنتمي إليه المنشأة. وتتراوح الرواتب في المملكة العربية السعودية بين 7,960 ريال في الشهر (الحد الأدنى) و25,300 ريال في الشهر (الحد الأعلى).
كم عدد الكلمات التي يجب أن تكون قادرًا على كتابتها في الدقيقة لوظيفة مدخل البيانات؟
لكي تكون كاتب إدخال بيانات جيد، تشترط بعض الشركات 45-75 كلمة في الدقيقة كحد أدنى لسرعة الكتابة.
مع من يتعاون موظف الداتا انتري في فريق العمل؟
يتعاون مدخل البيانات بشكل مباشر مع الإدارة وفرق المبيعات ومديري الماليات والمسئولين عن التوريد والتوظيف والرواتب وغيرهم. ويمس عمله كل الموظفين في أي منشأة يعمل فيها بلا استثناء.
ما أنواع المنشآت التي تحتاج مدخلي البيانات؟
توظف العديد من الشركات الكبيرة والمتوسطة موظفي إدخال البيانات. وتشمل المنشآت المتاجر الإلكترونية والمستشفيات والعيادات والبنوك والمنظمات الخيرية والسوبر ماركت وسلاسل المطاعم ومنصات التوظيف ومنصات خدمات الحج والعمرة، والمنشآت العاملة في قطاع السياحة.
هل سيتم اختباري للكتابة والدقة أثناء مقابلة كاتب إدخال البيانات؟
من المرجح أن يوفر أصحاب العمل الذين يبحثون عن موظفي إدخال البيانات لجميع المرشحين اختبارًا قياسيًا لتحليل كتابتك للسرعة والدقة. وكلاهما مهم جدًا في عالم إدخال البيانات.
ما الفرق بين إدخال البيانات وتحليل البيانات؟
تحليل البيانات مرحلة متقدمة من التعامل مع الداتا والمعلومات، وتحتاج إلى مؤهلات ومهارات أكبر. أما إدخال البيانات فهو الوظيفة الشائعة التي تعمل فيها النسبة الأكبر من موظفي هذا المجال.
إحصائية توضح الفارق: من بين من تتمحور وظائفهم حول البيانات في الولايات المتحدة الأمريكية 90% مدخلو بيانات و10% فقط يعملون في تحليل البيانات.
