“قبل كل شيء آخر: التخطيط مفتاح النجاح”
اشتهرت هذه المقولة على لسان ألكسندر جراهام بيل. وهي رغم بساطتها أحد أهم ما يفرق بين المنشآت التي تنجح في الاستفادة الكاملة من الموارد البشرية ومنشآت أخرى تقصر في التخطيط والتجهيز فتهدر الموارد وتخسر الوقت والفرص بسبب ذلك.
لعلك تسأل الآن: لمن هذا المقال وما الهدف منه؟ والإجابة أننا قد كتبنا هذا الدليل ليستفيد به ملاك المنشآت ومديرو أقسام الموارد البشرية في الشركات السعودية بمختلف أحجامها وقطاعاتها بناء على خبرة وتجارب السنين في مجال التوظيف وإدارة الموارد البشرية. وقد وزعنا بين فقرات المقال أهم الأدوات والنماذج المجانية التي تساعدك في هذه المهمة الحيوية.
ما المقصود بتخطيط الموارد البشرية؟
كلما ذكر أحدهم هذا المصطلح يتبادر إلى ذهن المستمع صورة ملفات متراكمة أو مدير مهندم يجلس في مكتب جدرانه من الزجاج وأمامه حاسوب يعج بنوافذ ملفات الاكسيل والرسوم البيانية. وعلى الرغم من أن هذه الصورة ليست خاطئة كليًا، فإن تخطيط الموارد البشرية علم واستراتيجية عملية بها من التفاصيل والخطوط الدقيقة ما يفوق هذه الصورة النمطية.
لنبدأ بالتعريف: تخطيط الموارد البشرية هو عمليات تخطيط مستمرة دورية تطوّرها الشركات مقدمًا للوصول إلى الاستخدام الأمثل لطاقات الموظفين وأوقاتهم ومهاراتهم دون الوقوع في فخ زيادة عدد الموظفين عن الحاجة، أو عدم كفاية عدد الموظفين عن العدد المطلوب لأداء المهام.
تعريف جامع مبسط، أليس كذلك؟ لا بد أن هذا التعريف قد أثار في عقلك بعض التصورات واللوازم ونظن أن منها:
- أن تخطيط الموارد البشرية أمر مستمر لا يتوقف.
- أن الاهتمام يتركز على موارد الشركة ومنع إهدارها، وتمكين الموظفين من أداء مهامهم على الوجه الأمثل.
- أن الخطط تتم مقدمًا وتستهدف تقييم احتياجات الشركة من الموظفين في المستقبل وكيفية مواجهة هذه الاحتياجات بما يشمل المواسم وفترات تذبذب الطلب.
- أن خطط الموارد البشرية تهاجم أسباب المشكلة وتتوقعها قبل وقوعها ولا تنتظرها.
- أن عدد الموظفين الصحيح هو العدد الذي يمكّن الشركة من الوصول لأهدافها دون إهدار للوقت أو تحميل موظف ما يفوق طاقته.
كيف يوازن تخطيط الموارد البشرية بين الإنتاجية والربح؟
لتبقى الشركة قادرة على إرضاء العملاء وتحقيق الأهداف، لا بد من خطط تتسم بالمرونة الكافية لمواجهة تحديات التوظيف قصيرة المدى والتكيف مع حالة السوق وفترات تذبذب الطلب على المدى الطويل. وهنا تأتي المعضلة التي يضع لها تخطيط الموارد البشرية الحلول.
لنفترض أنك مدير شركة من شركات قطاع التجزئة أو الترفيه وأنك مقبل على أحد المواسم الهامة مثل موسم اليوم الوطني. من الأسئلة التي لا بد من الإجابة عليها في هذه الحال:
- كم موظفًا سأحتاج في فترة الموسم؟
- ما هو مصير الموظفين الجدد بعد انتهاء الموسم؟
- كيف أحافظ على هيكل الرواتب والتكاليف بما يسمح لي بتحقيق الأرباح؟
بالتخطيط المبكر، تستطيع تقييم احتياجاتك والحفاظ على هوامش الربح. وهذا ما سنتناوله في الفقرات القادمة.
هل تعرف تكلفة التوظيف والموارد البشرية الفعلية في منشأتك؟
أهم تحديات وأهداف التخطيط المسبق للموارد البشرية
يمثل التغيّر الدائم في معطيات السوق والموظفين والمنشآت والمواسم أهم العقبات أمام الشركات عند وضع خطط الموارد البشرية. فالسوق يتغير والمنافسون يساهمون بمبادراتهم في التأثير على شركتك، والموظفون يترقى بعضهم ويحدث لبعضهم ظروف طارئة تضطرهم للغياب، والمواسم تجيء وتذهب مسببة الارتفاع والانخفاض في ضغط العملاء وعدد الموظفين اللازم لخدمتهم.
لذلك فأهم أهداف خطط قسم الموارد البشرية هي:
- الوصول للموظفين الموهوبين والمميزين وجذبهم للعمل في الشركة.
- انتقاء وتدريب ومكافأة أفضل الموظفين للحفاظ عليهم.
- التكيف مع غياب الموظفين وإعداد خطط الطوارئ.
- التعامل مع الصراعات وإدارة علاقة الموظفين ببعضهم وبالإدارة بكفاءة.
- ترقية المميزين وإعفاء المقصرين من مناصبهم.
مراحل تخطيط الموارد البشرية: خطوة بخطوة
يشمل التخطيط الذكي للموارد البشرية 4 خطوات رئيسية لابد من القيام بها بالترتيب للوصول لتصورات واضحة، وخطط تمكّن الشركة من الوصول للموظفين المؤهلين القادرين على تحقيق المستهدفات. وهذه الخطوات هي:
1- تحليل الوضع الحالي للقوة العاملة بالشركة
كيف تبدأ التخطيط للمستقبل إن لم تعلم تفاصيل الحاضر؟
من البديهي أنك تعلم أن أول خطوات تخطيط الموارد البشرية هو النظر في وضع الشركة الحالي وحال القوة العاملة فيها labor pool. لذلك لا بد أن تبدأ بتحليل عدد الموظفين، ومهاراتهم، وتخصصاتهم، ومؤهلاتهم العلمية، ورواتبهم، ونسبة إشغالهم في الأيام العادية والمواسم، ونتائج تقارير تقييمهم.
نموذج حساب ساعات عمل الموظفين الفعلية
2- التنبؤ باحتياج الشركة المستقبلي من الموظفين
بدراسة واقع الشركة وموظفيها، أنت الآن قادر على وضع مخطط وتصور صادق لمستقبل احتياجات الشركة من الموظفين. وأهم ما يضعه مدير الموارد البشرية في حسبانه خلال هذه المرحلة هو:
- المواسم والأعياد.
- الترقيات.
- الاستقالات.
- الموظفون القريبون من التقاعد.
- طلب انتقال الموظفين من فرع لآخر.
- الإجازات الاعتيادية والطارئة.
- التقنيات والتكنولوجيات التي قد تزيد أو تقلل من اعتماد الشركة على الموظفين.
3- الموازنة بين العرض (قدرات الموظفين الحاليين) والطلب (الاحتياج المستقبلي)
ثالث خطوات التخطيط للموارد البشرية هو دراسة الفجوة بين الحاضر الذي درسته في الحطوة الأولى والمستقبل الذي تنبأت به في الخطوة الثانية. وتهدف هذه الخطوة إلى تصغير الفجوة بين قدرات الموظفين الحاليين والحاجة المستقبلية عبر الإجابة على هذه الأسئلة:
- هل يجب أن تطلب من الموظفين الحاليين تعلم مهارات جديدة؟
- هل تحتاج الشركة إلى عدد إضافي من المديرين والمشرفين؟
- هل تستغل الشركة قدرات الموظفين الحاليين على الوجه الأمثل؟
- ما هي تكاليف الحصول على موظفين جدد من حيث المال والوقت؟
- ما هي خيارات التصرف في الطوارئ وأوقات الذروة؟
- هل تمتلك الشركة مجمع موظفين احتياطيين مستعدين للمساعدة في الطوارئ؟
- هل يمكن الاستفادة من طاقات الموظفين المؤقتين وعمال الدوام الجزئي؟
- ما هي إمكانية الاستعانة بموظفين يعملون عن بعد؟ وما هي سياسات الشركة فيما يخص العمل الهجين؟
- ما هي التقنيات الحديثة والتطبيقات التي تمكن الشركة من جدولة المهام والشفتات بطريقة أذكى؟
اقرأ أيضا: تدريب فريق المبيعات: أهم المهارات وكيف تخطط لتطويرها
4- الخطوة الأخيرة: تطوير وتنفيذ خطة الموارد البشرية
بإجابة الأسئلة الملحة في الخطوة الثالثة، أنت الآن قادر على اتخاذ القرارات ووضع السياسات واللوائح التي تحافظ على قوة الشركة ومقاومتها لما يحمله المستقبل من احتياجات وتحديات.
ابدأ بوضع السياسات الخاصة بالتوظيف الدائم والمؤقت، ولوائح الغياب والإجازات المرضية والاعتيادية، وسياسات حساب ساعات العمل الإضافي، ومعايير الترقية أو الإعفاء.
ولا تنس أن الخطة تحتاج إلى أركان ثلاثة لا غنى عنها لتنجح:
- تحديد ميزانية واضحة لتنفيذ الخطط والمبادرات.
- حصولك على صلاحية اتخاذ القرارات وتنفيذها.
- التواصل والتعاون مع كل أقسام الشركة لتنفيذ السياسات.
أنواع خطط الموارد البشرية
تنقسم أنواع خطط الموارد البشرية إلى نوعين رئيسيين هما:
1- الخطط الجامعة (المهيمنة)
وهي ما يمكننا وصفه بالدستور الداخلي للشركات فيما يتعلق بهذه المحاور:
- إدارة الموظفين، وتطوير قدراتهم الجمعية.
- الخطوات المطلوبة لجذب أفضل المواهب والحفاظ عليها.
- ما يجب تنفيذه للوصول لقوة عاملة متحفزة وملتزمة تعمل بجد للوصول للأهداف.
- طرق وقنوات التواصل بين الموظفين والإدارة.
تمثل هذه الخطط القاعدة الأساسية للخطط التخصصية الأخرى، ويجب أن تكتب في صورة أهداف وعناصر واضحة ومباشرة.
2- الخطط النوعية (التفصيلية أو الخاصة)
وهي الخطط التي تركز على الجوانب النوعية في الشركات مثل خطط التوظيف، والتدريب، والمكافآت، والغرامات، والتقييم، وإدارة المواهب، وخطط الطوارئ.
اقرأ أيضا: أهم المنصات والخدمات الإلكترونية بوزارة الموارد البشرية السعودية
أدوات ونماذج تسهل مهمة تخطيط الموارد البشرية
- خدمة الإعلان عن الوظائف الشاغرة في منشأتك: تبحث عن موظف مميز بدوام كلي أو جزئي أو موسمي؟ أعلن عنها مع مرن. يقرأ إعلان الوظيفة المطلوبة أكثر من 300,000 شاب سعودي جاهز للعمل في منشأتك!
- دليل الموظف الجديد: نموذج مجاني سهل التعديل يمكنك من إرشاد الموظف الجديد وتعريف بالشركة وقيمها ومهامه ومسئولياته وما يجب أن يتوقعه فيما يخص التواصل مع زملائه ومديريه وما يجب عليه نحو العملاء.
- نموذج كتابة الوصف الوظيفي: دليل إرشادي مطبوع أو إلكتروني، يمدّ الباحثين عن عمل بتفاصيل الوظيفة الشاغرة، ومسئولياتهم الأساسية والفرعية.
- نموذج تقييم الأداء اليومي للموظف: نموذج مجاني سهل التعديل ومرجع أساسي يومي لمتابعة تطور أداء الموظف وسيره نحو الأهداف.
- نموذج تقييم موظفي المطاعم والمقاهي: نموذج تقييم شهري أو ربعي يستهدف النظر في أهم جوانب أداء الموظف ومهاراته وتطوره والتزامه خلال عمله في المطاعم أو المقاهي.
- نموذج حساب عدد ساعات عمل الموظفين الفعلية: نموذج مجاني جاهز يمنحك وسيلة سهلة لمتابعة الحضور والانصراف والوقت الضائع ويساعدك على دراسة واقع شركتك واحتياجاتك من الموارد البشرية.
- نموذج تحديد موظف الشهر: حفز موظفيك، تعرف على أفضلهم أداءً وإنجازًا، وكافئ المميزين لتحافظ عليهم.
- نموذج جدولة شفتات شهر رمضان.
- نموذج تقييم مناديب المبيعات.
اقرأ أيضّا:
ملحق: أهم التعريفات والمصطلحات
الدوران الوظيفي Employee turnover:
هو عدد الموظفين الذين يغادرون الشركة بإرادتهم أو بفصلهم خلال مدة معينة. وتكمن أهمية التحكم في معدل الدوران الوظيفي في كونه باهظ التكلفة حيث تكلف عملية استبدال الموظف بموظف جديد ضعفي مرتب الموظف المغادر للشركة.
الانتماء المعنوي للموظفين Employee engagement:
قيمة ومؤشر للتعبير عن مدى التزام الموظفين المعنوي والمادي ببذل الجهد المستطاع والسعي نحو تحقيق المستهدفات.
مقابلة التوظيف Job interview:
وهي مقابلة يجريها مدير التوظيف أو مسئول الموارد البشرية مع المرشحين من الباحثين عن عمل للاختيار من بينهم وملء الوظائف الشاغرة.
مقابلة المغادرة Exit interview:
هي مقابلة يجريها مسئول الموارد البشرية مع الموظفين قبل مغادرتهم العمل في الشركة. وتهدف هذه المقابلة لاستطلاع رأي الموظف المغادر عن أسباب المغادرة أو الاستقالة ومعرفة رأيه فيما قابله من سلبيات وإيجابيات.
الاحتراق الوظيفي Job burnout:
رد الفعل السلبي من الموظف تجاه بيئة العمل الضاغطة وزيادة المسئوليات. وتمثل أعراض هذه الظاهرة في نقص الحماس والحافز نحو أداء المهام وإبعاد الموظف نفسه عنها. يحدث الانطفاء الوظيفي لأسباب منها المشاكل الشخصية في مكان العمل وتكرار المهام اليومية الضاغطة أو زيادة المسئوليات عن طاقة الموظف. ويمكن وقاية الموظفين منها عبر المداورة بين الموظفين في أداء المهام وتوفير برامج الدعم والأنشطة التي تكسر الروتين.
الوصف الوظيفي Job description:
دليل إعلاني مطبوع أو إلكتروني، يمدّ الباحثين عن عمل بتفاصيل الوظيفة الشاغرة، ومسئولياتهم الأساسية والفرعية.
التدريب التعاوني Internship:
الفترة التي يخوضها المتدرب في الشركات أو المؤسسات بأهداف منها التطبيق العملي للمهارات والمبادئ التي درسها نظريًا في الجامعة، وتعلم الانضباط الوظيفي والتعرف على مبادئ العمل والتعاون مع الزملاء في الحياة الواقعية.
توظيف موسمي Seasonal staffing:
التوظيف المرتبط بالمواسم التي تزيد فيها حاجات الشركات للموظفين لفترة تطول وتقصر حسب الموسم. وتشمل المواسم المقصودة مواسم الأعياد والعطلات والمواسم الترفيهية ومواسم الحج والعمرة ومواسم البطولات الرياضية المجمعة مثل كأس العالم.
توظيف مؤقت Temporary staffing:
التوظيف المحدد بمدة بداية وانتهاء مسبقًا، وفيه تستعين الشركات بالعمال المؤقتين لمدة تبدأ من ساعات وقد تصل لشهور.
توظيف مرن Flexible staffing:
نظام مبتكر يمكن الشركات والموظفين من الاتفاق على أجر بالساعة الفعلية لكل مهمة، فيتمكن العامل من العمل لساعات تناسب قدراته واجتهاده واهتماماته، ويحمي صاحب العمل نفسه من تعاقد طويل المدى قد لا يتناسب فعليا مع حاجياته باختلاف المواسم.
عمل هجين Hybrid work:
نموذج مختلط لإدارة فرق العمل يقوم فيه جزء من الموظفين بأداء مهامهم في مقر ومكاتب الشركات بينما يكتفي باقي الموظفين بأداء عملهم من المنزل أو ما يسمى العمل عن بعد. يمكن أن يأخذ تطبيق آليات العمل الهجين الكثير من الأشكال والترتيبات المتنوعة باختلاف المنشأة واحتياجاتها والعمل المطلوب تنفيذه.
المحاسبة والتقييم Evaluation:
سياسات تقييم الموظفين وتصحيح أخطائهم ومحاسبتهم. والمحاسبة والتقييم وتصحيح الأخطاء مفهوم محدد وملموس، يُبنى على ما وضع من مستهدفات وقواعد في بداية العمل، ولا ينجح إلا إذا تم بانتظام وعدل يشمل كل العاملين في الشركة من المدير والمالك إلى أصغر الموظفين.
إدارة المخاطر Risk management:
عملية تحديد السلوكيات الخطرة عند الموظفين والمؤسسات وتحليل أسبابها وما قد يترتب عليها من نتائج سلبية بهدف علاجها وتجنب المشكلات الممكنة.
إدارة التغيير Change management:
الإدارة الذكية لعملية الانتقال من واقع الشركة إلى مستقبل جديد مرغوب ومخطط علميًا.
الأتمتة Digitalisation:
عملية تحويل بيانات وعمليات الشركة من عمليات تتم على الورق إلى عمليات وبيانات تعتمد على الكمبيوتر (التقنيات الحديثة) بهدف التبسيط وتوفير الوقت والجهد.
التفويض Delegation:
مفهوم يشبه مفهوم اللامركزية وفيه يمنح أصحاب المناصب العليا صلاحيات اتخاذ القرارات وتنفيذ المهام لمن هم أقل منهم رتبة.
الترقية Promotion:
نقل الموظف من درجته الحالية إلى درجة أعلى منها
خفض الرتبة Demotion:
نقل الموظف من درجته الحالية إلى درجة أقل منها
الإعفاء Dismissal:
إعفاء الموظف من مسئولياته وفصله من الشركة سواء لضعف أداءه أو لأي سبب آخر.
التحرش Harassment:
أي حالة من حالات السلوكيات المسيئة أو المزعجة التي قد يظهرها الموظف نحو الآخرين في بيئة العمل.
التوجيه Mentoring:
نموذج تعتمده بعض الشركات لتسمح لأحد الموظفين بأداء مهامه تحت إشراف موظف آخر أكثر خبرة أو أعلى رتبة بهدف تطوير المهارات وتصحيح الأخطاء المحتملة.
التغيّب الممتد Absenteeism:
الغياب وتجنب الحضور إلى مكان العمل بشكل متجاوز للحدود وبدون عذر، وهو سلوك يستوجب العقاب.
مؤشر الأداء Performance indicator:
مؤشر محدد يمكن قياسه ومتابعته لتحديد مستوى التزام الموظف أو إنجازه نحو هدف محدد أو نتيجة مرجوة.
