الانطباع الأول يدوم

“الانطباع الأول يدوم” وأهم من يصنع هذا الانطباع هو موظف الاستقبال في أي مكان يعمل فيه. فهو واجهة المكان الذي يمثله، وهو صاحب الدور الأهم في تقديم المنشأة للزوار وإجابة أسئلتهم باحترافية ومهارة.

لتنجح في هذه الوظيفة تحتاج إلى شخصية ومهارات تدخل السرور والشعور بالراحة على الآخرين، فموظف الاستقبال هو موظف خدمة عملاء في المقام الأول. وتشمل وظيفة الريسبشن التعرض لمواقف طارئة تستلزم القدرة على ضبط النفس والعمل تحت الضغط وحل المشكلات.

في هذا المقال تجد كل ما تحتاج معرفته عن مهام موظف الاستقبال ومواصفاته ومهاراته في المؤسسات المختلفة. ويهدف المقال لتأهيلك للحصول على وظيفة أحلامك بدوام كلي أو جزئي أو العمل بالساعة في هذا المجال.

يأتي هذا المقال كحلقة من حلقات سلسلة دليل المبتدئين لوظائف العمل بالساعة، وقد تناولت الحلقات السابقة وظائف هامة أخرى منها: وظيفة الباريستا صانع المشروبات ووظيفة الكاشير أو أمين الصندوق، ووظيفة الويتر أو المضيف، ووظيفة مصفف الأرفف، ووظيفة مندوب التوصيل، ومهنة الطباخ، ووظائف المساعد الإداري، ووظيفة مدخل البيانات، ووظيفة البائع بقطاع التجزئة، ووظيفة البروموتر.، ووظيفة منسق الفعاليات، ووظائف المتسوق الخفي، ووصف مهنة مندوب المبيعات، ووظائف قسم الموارد البشرية، ووظيفة أمين المستودع.

ما هو عمل موظف الاستقبال؟

 يستقبل موظف الاستقبال زوار المؤسسة أو المنشأة التي يعمل فيها فور قدومهم ويحييهم بابتسامة ثم يجيب أسئلتهم ويبلغ زملائه الموظفين أو مديري المنشأة بحضور الزوار وما يحتاجونه.

يعمل موظف الاستقبال في أماكن مختلفة تشمل الفنادق والمؤسسات الحكومية والشركات والمستشفيات. وتكون رواتب موظف الاستقبال في الشركات والفنادق والمستشفيات جيدة مقارنة بغيرها من الوظائف. كما تتوافر فيها خيارات العمل الجزئي والعمل بالساعة.

الوصف الوظيفي لموظف الاستقبال

يشمل الوصف الوظيفي مهارات موظف الاستقبال ومواصفاته والمهام اليومية المطلوبة منه وراتبه. وتحتاج الشركات والفنادق إلى إتقان كتابة الوصف الوظيفي وتقديم بيئة العمل الجاذبة للمواهب لتوظيف أفضل الباحثين عن عمل في الوظيفة الشاغرة.

احصل على موظف استقبال للعمل في شركتك بالساعة

ما هي مهام ومسئوليات موظف الاستقبال في الفنادق والشركات؟

• تحية العملاء أو نزلاء الفنادق والترحيب بهم عند وصولهم لمكتب الاستقبال.
• توجيه العملاء للخطوة القادمة (مقابلة موظف آخر، رقم الحجرة، أو التوجه لمكتب آخر داخل المنشأة).
• استقبال الرسائل والمكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها إلى الموظفين الآخرين داخل المنشأة.
• التأكد من نظافة وتنظيم منطقة مكتب الاستقبال.
• عرض كل ما يحتاجه الزوار من معلومات عن المنشأة بدقة ووضوح.
• الاطلاع على ما يحتاجه المديرون وباقي الموظفين من وثائق ومعلومات ومستندات والحرص على توفيرها باستمرار.
• استقبال البريد والنظر في تنسيقه وتوزيعه.
• المساهمة في الحفاظ على أمان المنشأة عبر توثيق حضور الزوار بسجل مكتوب.
• جدولة الاجتماعات وتحديث تقويم الموظفين.
• مرافقة الزوار إلى حيث يقصدون داخل المؤسسة، أو تسهيل مهمة المكلفين بذلك.
• إعداد ورفع التقارير الدورية للإداريين المختصين.

ما هي مهام ومسئوليات موظف الاستقبال في المستشفى؟

المستشفيات والعيادات من المؤسسات التي تولي وظيفة الاستقبال قدراً فائقاً من الاهتمام والعناية لطبيعة عملها وأهمية الدور الذي يقوم به.

سواء عمل موظف أو موظفة الاستقبال في مستشفى أو عيادة، فدوره حساس ومهم. فهو يقوم بمهمة التعامل مع المرضى وذويهم في لحظات قد تكون الأكثر حرجًا وقلقًا في حياتهم. وتشمل مسئوليات موظف الاستقبال في المستشفيات:

• استقبال المرضى وذويهم وطمأنتهم والإجابة على كافة أسئلتهم واستفساراتهم.
• توجيه المرضى وذويهم إلى العيادات أو الأقسام والمرافق حيث يقوم الأطباء برعايتهم طبياً.
• تنسيق حجز وزيارة المرضى لمختلف العيادات والمعامل وغيرها من مرافق المستشفى.
• التنسيق مع الأطباء والأقسام المختلفة داخل المستشفى.
• إعداد التقارير الدورية للإداريين ومتخذي القرار في المستشفيات.

ما هي المهارات والمؤهلات المطلوبة في وظيفة الريسبشن؟

المهارات الشخصية لموظف الاستقبال

تتطلب وظيفة الريسبشن بعض المهارات الشخصية النوعية مثل:

• إتقان مهارات التواصل بالكلام والكتابة.
• احترافية المظهر والسلوك.
• سرعة البديهة والمبادرة للتصرف العاقل خلال الأزمات.
• إتقان التعامل مع الآلات المكتبية مثل الطابعات وآلات الفاكس وغيرها.
• إتقان استخدام البرامج الحاسوبية لكتابة التقارير والتعامل مع البيانات مثل مايكروسوفت أوفيس.
• القدرة على  توزيع الانتباه والتركيز وإدارة الوقت وتحديد الأولويات.
• حسن الاستماع والإنصات.
• الهدوء وصياغة الردود المهذبة.
• العناية الفائقة بالعملاء.
• مهارات العرض والتقديم المتميز.

الشهادات العلمية

• لا تشترط أغلب منشآت سوق العمل السعودي شهادات علمية معينة أو مؤهلًا دراسيًا محددًا للعمل في وظيفة الريسبشن، وتكتفي لذلك بالشهادة الثانوية.
• لذلك، توفر هذه الوظيفة فرصة جيدة لشرائح مختلفة من الباحثين عن عمل. نذكر من هؤلاء شريحة طلاب الجامعات من الذكور والإناث في الإجازات والمواسم.
• تشترط بعض الفنادق والمنشآت أن يكون موظف الاستقبال دارسًا لأحد التخصصات الإدارية باعتبار وظيفة استقبال العملاء إحدى الوظائف المكتبية الإدارية حسب بعض التصنيفات.

مع من يتعاون موظف الاستقبال في فريق العمل؟

يعتبر موظف الاستقبال في مختلف المؤسسات حلقة وصل ومركز اتصال بين الإدارات المتنوعة ومنها:

• الإدارة العامة للمؤسسة في كل ما يتعلق بالتقارير والتوجيهات العامة.
• الإدارة المالية في كل ما له صلة بالماليات.
• الإدارة التنفيذية في جميع الأمور التشغيلية.
• موظفي التنقلات والتحركات من وإلى المكان.
• عمال النظافة والنظام حيث يكون من واجباته اعتماد المظهر المرتب والأنيق للمكان الذي يعمل به.

مبادئ ونصائح عملية لإتقان وظيفة الريسبشن

لكل صنعة مبادئ وأسرار ينبغي على من يريد الدخول إليها والعمل فيها أن يكون ملمّاً بالحد الأدنى منها. ومن أهم المبادئ والنصائح التي تحتاجها كموظف الاستقبال:

• بادر باكتساب ثقة زملائك ومديريك من اليوم الأول في وظيفتك.
• تبسم دون تكلف أو ابتذال.
• حافظ على هدوئك مهما أزعجتك سلوكيات الضيف وتصرفاته.
• احتفظ بأرقام هواتف وايميلات المديرين والزملاء والموردين وباقي جهات الاتصال الداخلية والخارجية في ملف تستطيع الوصول إليه بسهولة.
• تدرب على استخدام آلات الطباعة ونسخ الأوراق وحل مشاكلها حتى لا تعيقك خلال العمل.
• دون الملاحظات الكتابية عند الحديث إلى الزملاء والمديرين والعملاء حتى لا تنسى التفاصيل والمهام المستقبلية.
• تجنب الاضطرار لقول “لا أعلم” واحرص على مصداقية إجابتك.
• استخدم اللقب المناسب لكل زائر بغير إسرافٍ أو تبذُّل.
• لا تنشغل عن ضيفك بالهاتف أو أي شيء آخر.
• كن منظماً في شئونك وتقاريرك.
• كن على دراية بالجديد في المنشأة التي تمثلها في جميع ما يتصل بإجاباتك على العملاء والزوار.
• تعامل بلطف مع جميع الإدارات والموظفين الذين تحتك بهم بشكل يومي.

أسئلة متكررة عن وظيفة موظف الاستقبال

• كيف أحصل على شغل موظف استقبال بالساعة؟

ج: يمكنك التقديم على وظائف العمل بالساعة أو العمل بدوام جزئي باتباع دليل خطوات الانضمام لمنصة مرن.

• كم راتب موظف الاستقبال في المملكة العربية السعودية؟

ج: تتراوح رواتب موظف الاستقبال العامل بدوام كلي في السعودية بين 3850 ريال، و11600 ريال سعودي. وتختلف الرواتب طبقًا لسنين الخبرة وقطاع العمل والمؤهلات العلمية للموظف.

• ماهو الفرق بين موظف الاستقبال وموظف الاستعلامات؟

ج: تعتبر مهمة موظف الاستقبال أكبر وأكثر تفصيلًا ومرونة من موظف الاستعلامات، حيث يتعامل موظف الاستقبال مع الكثير من المسئوليات المتنوعة في مواقف يحتاج بعضها إلى الارتجال والإبداع لحل المشكلات، بينما يقوم موظف الاستعلامات بتوفير إجابات جاهزة معدة مسبقًا لمن يسأل.

كيف يتلقى موظف الاستقبال أجره عند العمل في منصة مرن؟

يعمل موظف الاستقبال في منصة مرن بالساعة، وتجمع المنصة مستحقاته في محفظته داخل تطبيق مرن ثم ترسل المستحقات إلى حسابه البنكي في نهاية الشهر الميلادي.

ما هو الزي المطلوب في وظيفة الرسيبشن؟

تعطي أغلب الشركات موظفي الاستقبال زيًا رسميًا يخص الشركة ويحمل شعارها. والمعيار الدائم هو احترافية ورسمية الزي والاهتمام بنظافته وكيه ومظهره الراقي.

هل يمكن أن يعمل موظف الاستقبال في مطعم؟

نعم يمكن أن تطلب بعض المطاعم موظفين بهذا المسمى الوظيفي. وتشمل مهام موظف الاستقبال في المطاعم تحية الزبائن وترتيب حجز الطاولات، وإرشاد الزوار لمكان طاولاتهم المحجوزة.

كيف يجب أن يستقبل موظف الاستقبال العملاء؟

• استقبل الزوار بابتسامة وحفاوة واتصل بالعين
• قدم نفسك ودورك
• اسأل كيف يمكنك مساعدة الزائر
• كن منتبهًا واستمع بنشاط
• تحدث بوضوح وأدب
• ابتسم وحافظ على سلوك إيجابي

ما هي الأسئلة المستخدمة لتقييم احتياجات الزوار؟

قد يطرح موظفو الريسبشن أسئلة مثل:

• من هو الشخص الذي تود مقابلته؟
• هل لديك موعد؟
• ماهو الغرض من زيارتك؟
• هل يمكنني الحصول على اسمك من فضلك؟
• هل شرفتنا بالزيارة قبل هذه المرة؟
• هل تريدني أن أخبر أحدهم أنك هنا؟
• هل يمكنني أخذ رسالة منك لأحد المديرين أو الموظفين؟
• هل ترغب أن أحضر لك مشروبًا خلال انتظارك في بهو المنشأة؟

ما هي الأقسام التي يمكن أن يتكون منها فريق عمل الفندق؟

تشمل أقسام الفنادق الشائعة ما يلي:

• قسم الاستقبال/الريسبشن
• الكونسيرج أو الأشخاص المسئولين عن مساعدة ضيوف الفندق في أي أنشطة أو حجوزات يريدون القيام بها في المنطقة خلال إقامتهم في الفندق.
• قسم خدمة الغرف
• قسم الأطعمة والمشروبات
• قسم المبيعات والتسويق
• قسم الهندسة والصيانة
• قسم الأمن
• قسم المالية/المحاسبة
• قسم الموارد البشرية
• قسم تكنولوجيا المعلومات

ما هي بعض التحديات التي تواجه موظف الاستقبال؟

• التعامل مع العملاء أو البائعين الصعبين.
• إدارة عدد ضخم من المكالمات الهاتفية.
• ترتيب المهام حسب أولويتها.
• البقاء نشيطًا وودودًا طوال اليوم.
• الحاجة لتعلم واستخدام نظم وبرمجيات جديدة.
• الحفاظ على الدقة تحت الضغط.
• حماية معلومات العملاء السرية.

ما هي بعض الأسئلة التي توجه إلى موظف الاستقبال خلال مقابلة التوظيف؟

• كيف تتعامل مع عميل غاضب أو منزعج؟
• كيف تعطي الأولوية للمهام عندما يبدو كل شيء عاجلاً؟
• لماذا تريد أن تكون موظف استقبال؟
• كيف تتعامل مع المعلومات السرية؟
• ما الذي يجعلك موظفة استقبال ممتازة؟
• كيف تظل منظمًا عند تعدد المهام؟

هل يحتاج موظف الاستقبال لشراء لوازم مكتبه في مكان العمل؟

لا، اللوازم المكتبية مقدمة من مكان العمل.

ما هي أنواع المنشآت التي تحتاج إلى ريسبشن؟

توظف العديد من المنشآت موظفي الاستقبال. يشمل ذلك مكاتب العمل في الشركات ومؤسسات الرعاية الصحية مثل المستشفيات والمستوصفات والعيادات، ومنشآت قطاع التكنولوجيا وومكاتب المحاماة، وشركات العقارات والتمويل ومؤسسات الحكومة وغيرها.

ما الذي يجعل السيرة الذاتية لموظف الاستقبال قوية ومميزة؟

خصص سيرتك الذاتية لوظيفة الاستقبال عبر التالي:

• تسليط الضوء على مهارات الاتصال القوية
• وإدراج مهارات استخدام الكمبيوتر
• وذكر الإنجازات في التجارب السابقة المتعلقة بالوظيفة
• ومطابقة المؤهلات الرئيسية في إعلانات الوظائف